Reisekosten & Verpflegungsmehraufwand 2026 richtig absetzen

Zug nach Berlin, zwei Nächte im Hotel, unterwegs eine Currywurst am Bahnhof – und plötzlich fragst du dich: Was davon kannst du eigentlich absetzen? Wer als Selbstständige:r geschäftlich unterwegs ist, verschenkt beim Thema Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand oft bares Geld. Dabei sind die Regeln 2026 überschaubar. Hier bekommst du den kompletten Überblick: Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtung, die berüchtigte 3-Monats-Frist und die Belege, die du wirklich brauchst.

🧳 Was zählt überhaupt als Geschäftsreise?

Eine steuerlich relevante Geschäftsreise – im Gesetz heißt das Auswärtstätigkeit – liegt vor, wenn du beruflich außerhalb deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte (also deinem festen Betriebssitz oder Büro) tätig wirst. Der Kundentermin in der Nachbarstadt, die Messe in München, das Fotoshooting beim Auftraggeber: All das sind Auswärtstätigkeiten.

Für Selbstständige läuft das über die Betriebsausgaben. Alles, was durch die Reise beruflich veranlasst ist, mindert deinen Gewinn – und damit deine Steuerlast. Wichtig ist nur die saubere Trennung: Der private Städtebummel am Abend nach dem Termin gehört nicht dazu.

Die Reisekosten setzen sich aus vier Bausteinen zusammen, die wir jetzt der Reihe nach durchgehen:

• 🚗 Fahrtkosten (Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten)
• 🍽️ Verpflegungsmehraufwand (feste Pauschalen)
• 🏨 Übernachtungskosten
• 🧾 Reisenebenkosten (Parken, Maut, Gepäck etc.)

🚗 Fahrtkosten: 0,30 € pro Kilometer

Nutzt du für die Dienstreise deinen privaten Pkw, kannst du für jeden gefahrenen Kilometer die Kilometerpauschale von 0,30 € als Betriebsausgabe ansetzen. Diese Pauschale gilt 2026 unverändert und deckt sämtliche Autokosten ab – Sprit, Verschleiß, Versicherung, Abschreibung. Du musst also keine Tankquittungen sammeln, es reicht ein sauberes Fahrtenprotokoll mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern.

Ein paar Details, die sich lohnen:

• Gezählt werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer – also Hin- und Rückweg.
• Nimmst du eine:n Geschäftspartner:in im eigenen Auto mit, kommen pro Mitfahrer:in 0,02 € je Kilometer obendrauf.
• Für Motorräder oder Motorroller gilt ebenfalls die 0,30-€-Regel (die früher niedrigeren Sätze für andere Kfz sind entfallen).

Alternativ kannst du statt der Pauschale die tatsächlichen Kilometerkosten ansetzen. Das lohnt sich bei einem teuren Fahrzeug – setzt aber voraus, dass du einmalig alle Jahreskosten deines Wagens ermittelst und durch die Jahresfahrleistung teilst. Bei Bahn, Flug, Taxi oder Mietwagen gilt sowieso: Du setzt schlicht die tatsächlichen, belegten Kosten an.

💡 Tipp: Führst du ein Firmenfahrzeug im Betriebsvermögen, sind die Autokosten ohnehin schon als Betriebsausgabe erfasst. Dann darfst du für Dienstreisen nicht zusätzlich die Kilometerpauschale ziehen – das wäre doppelt.

🍽️ Verpflegungsmehraufwand 2026: 14 € und 28 €

Der Klassiker – und die Position, bei der am meisten liegen gelassen wird. Für die Mehrkosten beim Essen unterwegs gibt es feste Pauschalen, ganz ohne Restaurantquittung. Du brauchst nur nachzuweisen, wie lange und wohin du weg warst. Die Inlandssätze sind seit Jahren stabil und gelten auch 2026:

Situation	Abwesenheit	Pauschale
Eintägige Reise	mehr als 8 Stunden	14 €
Mehrtägige Reise (voller Tag)	24 Stunden	28 €
An- und Abreisetag	ohne Mindestzeit	je 14 €

Das Praktische am An- und Abreisetag: Hier ist keine Mindestabwesenheit nötig. Fährst du also am Montagabend los und kommst am Mittwochmorgen zurück, bekommst du 14 € (Montag) + 28 € (Dienstag als voller Tag) + 14 € (Mittwoch) = 56 € – rein pauschal, ohne einen einzigen Beleg fürs Essen.

Bei Abwesenheiten unter 8 Stunden gibt es leider keinen Verpflegungsmehraufwand. Und: Die Pauschale ist personenbezogen und deckelt sich selbst – tatsächliche höhere Essenskosten kannst du nicht stattdessen ansetzen.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Ist im Hotelpreis das Frühstück enthalten oder lädt dich ein Kunde zum Mittagessen ein, musst du die Pauschale kürzen – berechnet vom vollen Tagessatz (28 €):

• 🥐 Frühstück: – 5,60 € (20 %)
• 🍝 Mittagessen: – 11,20 € (40 %)
• 🍷 Abendessen: – 11,20 € (40 %)

🏨 Übernachtung: tatsächliche Kosten statt Pauschale

Bei den Übernachtungskosten gilt für Selbstständige eine einfache Regel: Setze die tatsächlichen, belegten Kosten an – also die Hotelrechnung. Die kleine steuerfreie Übernachtungspauschale von 20 € pro Nacht ist nur für die Erstattung an Arbeitnehmer:innen gedacht, nicht für den Betriebsausgabenabzug bei dir selbst. Für dich als Unternehmer:in zählt der Beleg.

Achte auf der Hotelrechnung auf zwei Dinge:

• Ist Frühstück getrennt ausgewiesen, kürzt das deine Verpflegungspauschale um 5,60 € (siehe oben).
• Die Übernachtung selbst wird mit 7 % Umsatzsteuer berechnet, Frühstück und Extras meist mit 19 %. Bist du vorsteuerabzugsberechtigt, hol dir die Vorsteuer über die korrekte Rechnung zurück.

💡 Tipp: Buchst du über eine Plattform, achte darauf, dass die Rechnung auf deinen Firmennamen läuft und die Umsatzsteuer ausweist – sonst wird der Vorsteuerabzug haarig.

⏳ Die 3-Monats-Frist – der häufigste Stolperstein

Ein Punkt, den viele übersehen: Der Verpflegungsmehraufwand ist zeitlich begrenzt. Bist du länger als drei Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig, entfällt die Verpflegungspauschale danach komplett. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass du dich an die Verpflegungssituation gewöhnt hast und keinen echten Mehraufwand mehr hast.

Das trifft zum Beispiel Berater:innen oder IT-Freelancer:innen, die über Monate beim selben Kunden vor Ort sitzen. Wichtig zu wissen:

• Die Frist gilt nur für die Verpflegungspauschale – Fahrt- und Übernachtungskosten kannst du weiterhin absetzen.
• Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist zurück – egal, aus welchem Grund die Pause entstand (Urlaub, Krankheit, anderes Projekt).
• Wechselst du regelmäßig zwischen Einsatzorten und bist an einem Ort nicht mindestens dreimal pro Woche, läuft die Frist gar nicht erst an.

🌍 Auslandsreisen: höhere Pauschalen je Land

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten dieselben Prinzipien, aber mit länderspezifischen Pauschalen. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht dafür jedes Jahr eine Tabelle mit eigenen Sätzen für Verpflegung und Übernachtung pro Land (teils sogar pro Stadt). New York, Zürich oder Tokio liegen deutlich über den Inlandssätzen.

Maßgeblich ist in der Regel der Ort, den du vor Mitternacht Ortszeit zuletzt erreichst. Statt Beträge auswendig zu lernen, wirfst du für die konkrete Reise am besten einen Blick in die aktuelle BMF-Tabelle für das Reisejahr – oder überlässt die richtige Zuordnung gleich deiner Buchhaltung.

🧾 Belege und Aufzeichnung: was du festhalten musst

Auch wenn viele Beträge pauschal laufen, willst du bei einer Betriebsprüfung nichts erklären müssen, was du nicht dokumentiert hast. Halte pro Reise fest:

• 📅 Datum sowie Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr (für die 8- bzw. 24-Stunden-Grenze)
• 📍 Reiseziel und geschäftlicher Anlass (Kunde, Termin, Messe)
• 🚗 gefahrene Kilometer bei Pkw-Nutzung
• 🧾 alle Belege für Bahn, Flug, Hotel, Parken, Maut, Taxi

Bewahre die Belege revisionssicher auf – digital eingescannt reicht bei sauberer Ablage. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen liegt weiterhin bei mehreren Jahren, also nicht vorschnell wegwerfen.

🦸 Reisekosten stressfrei mit Buchführungsheld

Fahrtenprotokoll, Verpflegungspauschalen, Kürzungen fürs Hotelfrühstück, 3-Monats-Frist im Blick behalten – das ist genau die Art Kleinklein, die abends liegen bleibt. Bei Buchführungsheld lädst du deine Reisebelege einfach per App hoch, echte Buchhalter:innen ordnen sie korrekt zu und berücksichtigen die richtigen Pauschalen. Zum Festpreis, inklusive USt-Voranmeldung. Wenn du wissen willst, wie das für deine Situation aussieht, buch dir eine kostenlose Vorbesprechung.

Häufige Fragen

Kann ich als Selbstständige:r Verpflegungsmehraufwand ohne Quittung absetzen?

Ja. Der Verpflegungsmehraufwand läuft komplett über Pauschalen (14 € bzw. 28 €). Du brauchst keine Restaurantquittungen – nur den Nachweis, wie lange und wohin du unterwegs warst. Tatsächliche Essenskosten spielen dabei keine Rolle.

Was ist günstiger: Kilometerpauschale oder tatsächliche Autokosten?

Die Pauschale von 0,30 €/km ist einfach und passt für die meisten. Fährst du ein teures Fahrzeug mit hohen laufenden Kosten und geringer Fahrleistung, können die tatsächlichen Kosten pro Kilometer höher liegen – das erfordert aber eine einmalige Vollkostenrechnung deines Wagens.

Gilt der Verpflegungsmehraufwand auch bei einem eintägigen Termin?

Nur, wenn du an diesem Tag mehr als 8 Stunden von Wohnung und Betriebssitz weg bist. Dann bekommst du 14 €. Unter 8 Stunden gibt es keine Verpflegungspauschale.

Was passiert nach den drei Monaten beim selben Kunden?

Nach drei Monaten am selben auswärtigen Einsatzort entfällt die Verpflegungspauschale. Fahrt- und Übernachtungskosten kannst du weiter absetzen. Eine Pause von mindestens vier Wochen lässt die 3-Monats-Frist neu beginnen.