E-Rechnungspflicht 2025/2026 – was Unternehmer jetzt wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht ist längst keine Zukunftsmusik mehr: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B empfangen können. Beim Ausstellen greifen gestaffelte Übergangsfristen bis 2027 und 2028. Was das konkret für dich bedeutet, welche Formate zählen, warum ein PDF eben keine E-Rechnung ist und wie du dich sauber vorbereitest, liest du hier – kompakt und ohne Paragrafensalat.

Was die E-Rechnungspflicht überhaupt ist

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich eingeführt. Betroffen sind Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind ausgenommen, ebenso viele grenzüberschreitende Fälle.

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Genau daran scheitern die klassischen Rechnungsformate – dazu gleich mehr.

Wichtig für den Einstieg: Empfangen und Ausstellen sind zwei verschiedene Baustellen mit unterschiedlichen Fristen. Die Empfangspflicht gilt bereits seit Anfang 2025 für alle. Die Pflicht zum Ausstellen wird dagegen schrittweise scharf geschaltet.

Seit 2025: Du musst E-Rechnungen empfangen können

Der wichtigste Satz zuerst: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt ohne Übergangsfrist und unabhängig von deiner Unternehmensgröße – auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

In der Praxis heißt das: Wenn dir ein Geschäftspartner heute eine XRechnung schickt, musst du sie annehmen und korrekt verarbeiten können. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür technisch als Empfangskanal aus – aber du brauchst zusätzlich einen Weg, die strukturierte Datei lesbar zu machen, richtig zu verbuchen und GoBD-konform zu archivieren.

Du kannst dem Empfang einer E-Rechnung übrigens nicht widersprechen. Wer sie nicht annehmen kann, riskiert Ärger beim Vorsteuerabzug und im Zweifel Diskussionen mit dem Lieferanten. Deshalb ist genau dieser Punkt für die meisten Betriebe die dringlichste Baustelle.

Die Übergangsfristen fürs Ausstellen: 2027 und 2028

Beim Versenden eigener Rechnungen hast du mehr Zeit. Bis Ende 2026 darfst du weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Formate wie ein einfaches PDF verschicken – allerdings nur, wenn der Empfänger zustimmt. Danach wird es ernst, gestaffelt nach Umsatz:

Zeitraum	Was für dich gilt
bis 31.12.2026	Alle dürfen noch Papier oder PDF ausstellen (mit Zustimmung des Empfängers)
ab 01.01.2027	Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz
ab 01.01.2028	E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze – ohne Ausnahme über die Umsatzhöhe

Die Grenze von 800.000 Euro bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Vorjahres. Liegst du 2026 darunter, darfst du 2027 noch mit den alten Formaten arbeiten. Ab 2028 ist die E-Rechnung dann für jeden inländischen B2B-Umsatz Pflicht – unabhängig davon, wie klein dein Betrieb ist.

Tipp: Verlass dich nicht auf die letzte Frist. Sobald ein wichtiger Kunde von dir E-Rechnungen verlangt, brauchst du sie – ganz gleich, was der Kalender sagt. Große Auftraggeber und die öffentliche Hand setzen sie oft schon voraus.

XRechnung, ZUGFeRD – und warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen. Eine PDF-Datei, die du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Für das Finanzamt zählt sie als sonstige Rechnung – auch dann, wenn sie perfekt gestaltet ist. Der Grund: Ein PDF ist ein Bild für Menschen, aber nicht maschinell auszulesen.

Als echte E-Rechnung gelten die Formate, die die Norm EN 16931 erfüllen. Die beiden gängigen in Deutschland sind:

• XRechnung – ein reines XML-Format, rein strukturiert und maschinenlesbar. Standard im Verkehr mit Behörden, für B2B ebenso zulässig.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) – ein hybrides Format: ein sichtbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Du siehst also eine gewohnte Rechnung, im Hintergrund liegen die strukturierten Daten.

ZUGFeRD ist für viele der bequemere Einstieg, weil das PDF weiterhin für Menschen lesbar bleibt. Rechtlich maßgeblich ist bei hybriden Formaten aber der strukturierte XML-Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt der Dateninhalt der XML-Datei.

GoBD-konform archivieren: Nur das XML zählt

Eine E-Rechnung musst du so aufbewahren, dass sie unveränderbar, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar bleibt. Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD 2025 dazu klargestellt – und das erleichtert die Praxis an einer entscheidenden Stelle.

Bei einer E-Rechnung reicht es aus, den strukturierten Teil (die XML-Datei) im Original zu archivieren. Wandelst du die XML in ein Bild oder einen Ausdruck um und wirfst das Original weg, ist das nicht zulässig – das Original muss erhalten bleiben. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD musst du den sichtbaren PDF-Teil nur dann zusätzlich aufbewahren, wenn dort steuerlich relevante Zusatzinformationen stehen, die im XML fehlen (etwa Buchungsvermerke).

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde zudem auf acht Jahre verkürzt (§ 14b UStG). Wer seine Belege ohnehin schon digital und GoBD-konform ablegt, hat hier den geringsten Anpassungsbedarf. Mehr dazu liest du im Beitrag Belege digital aufbewahren – GoBD in der Praxis.

So bereitest du dich Schritt für Schritt vor

Du musst nicht alles auf einmal umkrempeln. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. Empfang sicherstellen (sofort): Ein zentrales Rechnungspostfach einrichten und einen Weg schaffen, XRechnung und ZUGFeRD lesbar zu machen und zu verbuchen.
2. Stammdaten prüfen: Deine Leitweg-Informationen, Steuernummer und Zahlungsangaben sauber hinterlegen, damit ausgehende E-Rechnungen fehlerfrei sind.
3. Software checken: Kann dein Buchhaltungs- oder Rechnungstool E-Rechnungen erzeugen und einlesen? Falls nicht, jetzt umstellen – nicht erst kurz vor der Frist.
4. Archivierung klären: Sicherstellen, dass die XML-Originale unveränderbar und über acht Jahre gespeichert werden.
5. Ausstellen üben: Erste eigene E-Rechnungen testweise erzeugen, bevor deine Umsatzgrenze oder ein Kunde es verlangt.

Tipp: Sprich frühzeitig mit deinen wichtigsten Kunden und Lieferanten. Oft klärt ein kurzes Gespräch schneller, welches Format erwartet wird, als jede Recherche.

Wie Buchführungsheld dir die E-Rechnung abnimmt

Der Aufwand rund um Formate, Verbuchung und Archivierung ist genau das, was du eigentlich nicht selbst machen möchtest. Bei Buchführungsheld lädst du deine Belege einfach hoch – auch eingehende E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD. Echte Buchhalter:innen verbuchen sie korrekt, kümmern sich um die USt-Voranmeldung und sorgen dafür, dass die strukturierten Originale GoBD-konform und revisionssicher abgelegt sind. Zum Festpreis, ohne dass du dich in Normen einlesen musst.

Wenn du wissen willst, wie das für deinen Betrieb aussieht, schau dir unsere Funktionen und Preise an – oder buch dir direkt eine kostenlose Vorbesprechung. Wir sagen dir ehrlich, wo du bei der E-Rechnung stehst und was noch fehlt.

Häufige Fragen

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein normales PDF gilt als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung, weil es nicht maschinell auszulesen ist. Erst ein strukturiertes Format nach EN 16931 – also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – erfüllt die Anforderungen.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit. Empfangen und verarbeiten musst du E-Rechnungen aber trotzdem – das gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle.

Bis wann darf ich noch normale Rechnungen schreiben?

Bis Ende 2026 sind Papier und PDF im B2B mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Ab 2027 wird die E-Rechnung für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Pflicht, ab 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt acht Jahre (§ 14b UStG). Bei E-Rechnungen bewahrst du den strukturierten Teil – die XML-Datei – im Original und unveränderbar auf.