Zahlungsverzug: Verzugszinsen, 40-Euro-Pauschale und Mahnung richtig nutzen

Kunden zahlen nicht pünktlich, und du wartest auf dein Geld. Das Gesetz gibt dir dafür klare Werkzeuge: Verzugszinsen, eine Pauschale von 40 Euro und ein geregeltes Mahnverfahren. Wir zeigen dir, wann Verzug eintritt, was du berechnen darfst und wie du die Forderung sauber buchst.

Wann tritt Verzug ein?

Verzug setzt voraus, dass die Forderung fällig ist und du den Kunden gemahnt hast (§ 286 Abs. 1 BGB). Die Mahnung ist aber in mehreren Fällen entbehrlich, etwa wenn ein Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Steht auf deiner Rechnung also „zahlbar bis 15.12.2026“, gerät der Kunde mit Ablauf dieses Tages ohne weitere Mahnung in Verzug.

Ohne festes Datum greift die 30-Tage-Regel: Der Schuldner kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn du in der Rechnung besonders auf diese Folge hingewiesen hast. Im Geschäftsverkehr unter Unternehmern genügt die Rechnung.

Verzugszinsen: 9 Prozentpunkte über Basiszins

Die Höhe regelt § 288 BGB. Bei Geldschulden beträgt der Zinssatz fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Bei Entgeltforderungen, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, sind es neun Prozentpunkte (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz wird nach § 247 BGB von der Bundesbank angepasst, jeweils zum 1. Januar und 1. Juli. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 Prozent.

• B2B-Forderungen: 1,52 % plus 9 Punkte, also 10,52 % pro Jahr.
• Forderungen gegen Verbraucher: 1,52 % plus 5 Punkte, also 6,52 % pro Jahr.

Beispiel: Eine Rechnung über 5.950 Euro brutto bleibt 30 Tage offen, der Kunde ist Unternehmer. Die Zinsen betragen 5.950 Euro mal 10,52 % mal 30 geteilt durch 365, also rund 51,45 Euro. Die Zinsen laufen ab dem Tag des Verzugseintritts bis zur Zahlung.

Die 40-Euro-Pauschale

Ist der Schuldner kein Verbraucher, hast du zusätzlich Anspruch auf eine Pauschale von 40 Euro (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie fällt einmalig je Forderung an und ist unabhängig von deinem tatsächlichen Aufwand. Entstehen dir später höhere Kosten der Rechtsverfolgung, etwa durch einen Anwalt, wird die Pauschale darauf angerechnet. Eine Vereinbarung in den AGB, die die Pauschale ausschließt, ist nach § 288 Abs. 6 BGB bei grober Unbilligkeit unwirksam.

So mahnst du richtig

1. Zahlungserinnerung: Freundlich, kurz, mit Rechnungsnummer, Betrag und neuer Frist. Viele Zahlungen sind schlicht vergessen worden.
2. Erste Mahnung: Setze eine Frist von etwa sieben bis zehn Tagen, nenne Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale.
3. Letzte Mahnung: Kündige das gerichtliche Mahnverfahren ausdrücklich an.
4. Gerichtliches Mahnverfahren: Den Mahnbescheid kannst du online beim zentralen Mahngericht beantragen. Reagiert der Schuldner nicht, folgt der Vollstreckungsbescheid.

Dokumentiere jede Mahnung mit Datum und Zugangsnachweis. Das hilft dir im Streitfall.

Verjährung im Blick behalten

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du davon Kenntnis hattest (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung vom November 2026 verjährt damit grundsätzlich am 31. Dezember 2029. Ein Mahnbescheid hemmt die Verjährung, eine einfache Mahnung nicht.

Buchhalterisch richtig erfassen

Verzugszinsen, die du erhältst, sind Zinserträge und gehören in deine Gewinnermittlung. Die 40-Euro-Pauschale ist in der Regel Schadensersatz und unterliegt deshalb nicht der Umsatzsteuer. Sie wird trotzdem als Betriebseinnahme erfasst.

Fällt eine Forderung endgültig aus, korrigierst du die Umsatzsteuer nach § 17 UStG: Der Umsatzsteuerbetrag mindert sich in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Forderung uneinbringlich geworden ist. Das gilt auch bei der Ist-Versteuerung nur dann, wenn du die Umsatzsteuer bereits gezahlt hast. Bei der Soll-Versteuerung holst du dir die Umsatzsteuer so zurück.

Vorbeugen ist besser als mahnen

• Gib auf jeder Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum an.
• Vereinbare bei Neukunden Anzahlungen oder kürzere Zahlungsziele.
• Stelle Rechnungen zeitnah. Jede Verzögerung verschiebt auch den Zahlungseingang.
• Prüfe regelmäßig die offenen Posten und mahne konsequent nach einem festen Rhythmus.

Mit einer sauberen Offene-Posten-Liste siehst du sofort, welche Kunden im Verzug sind. Wenn du deine Buchhaltung bei uns auslagerst, erhältst du diese Übersicht monatlich mit der Auswertung.