Aufbewahrungsfristen 2026: Belege nur noch 8 Jahre aufbewahren

Kannst du deine alten Rechnungen und Kontoauszüge früher entsorgen als gedacht? Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) gilt für Buchungsbelege nur noch eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren. Klingt nach einer echten Erleichterung – und ist es auch. Aber du musst genau wissen, welche Unterlagen betroffen sind, welche weiterhin zehn Jahre bleiben und wann die Frist überhaupt zu laufen beginnt. In diesem Artikel bekommst du die neuen Regeln 2026 klar erklärt.

Was hat sich geändert?

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, dem der Bundesrat am 18. Oktober 2024 zugestimmt hat, wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Rechtlich betrifft das zwei Vorschriften parallel: § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB (Handelsrecht) und § 147 Abs. 3 AO (Steuerrecht).

Der Hintergrund: Buchungsbelege sind die Grundlage jeder einzelnen Buchung nach dem Prinzip „keine Buchung ohne Beleg". Sie müssen jederzeit nachprüfbar sein – aber der Gesetzgeber hat entschieden, dass acht Jahre dafür ausreichen. Für Unternehmen bedeutet das weniger Archiv, weniger Speicherplatz und einen früheren Zeitpunkt, ab dem alte Belege vernichtet oder gelöscht werden dürfen.

Ab wann gilt die neue 8-Jahres-Frist?

Die verkürzte Frist gilt grundsätzlich für alle Buchungsbelege, deren bisherige zehnjährige Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Anders gesagt: Belege, die zum Jahreswechsel 2024/2025 noch aufbewahrt werden mussten, profitieren rückwirkend von der Verkürzung.

Eine Ausnahme gibt es für bestimmte Unternehmen der Finanzbranche: Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute dürfen die neue Frist erst ein Jahr später, also ab 2026, anwenden. Für alle „normalen" Selbstständigen, Freiberufler und Unternehmen greift die Acht-Jahres-Frist bereits.

Tipp: Prüfe zum Jahreswechsel systematisch, welche Ordner du entsorgen darfst. 2026 kannst du in der Regel alle Buchungsbelege vernichten, deren letzter Eintrag aus dem Jahr 2017 oder früher stammt – vorausgesetzt, keine Steuerfestsetzung ist mehr offen.

Welche Unterlagen dürfen nun nach 8 Jahren weg?

Zu den Buchungsbelegen mit der verkürzten Frist zählen alle Dokumente, die eine Buchung auslösen oder belegen. Dazu gehören insbesondere:

• Ein- und ausgehende Rechnungen (bzw. Rechnungskopien)
• Kontoauszüge und Zahlungsbelege wie Überweisungsträger, Schecks und Kontoabschlüsse
• Quittungen und Kassenbelege aus dem Barverkehr
• Lieferscheine, Frachtbriefe und Auftragsbestätigungen, soweit sie Buchungsgrundlage sind
• Lohn- und Gehaltslisten sowie Gehaltsabrechnungen
• Interne Buchungsbelege, etwa zur Berechnung von Rückstellungen, Wertberichtigungen oder Abschreibungen

Diese Unterlagen musst du ab 2026 nur noch acht Jahre vorhalten – digital oder in Papierform, je nachdem, wie sie ursprünglich entstanden sind.

Achtung: Diese Fristen bleiben unverändert

Die Verkürzung gilt nicht für alle Unterlagen. Bei einigen besonders wichtigen Dokumenten bleibt es weiterhin bei zehn Jahren, bei anderen gelten sechs Jahre. Diese Übersicht schafft Klarheit:

Unterlagen	Aufbewahrungsfrist
Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen)	8 Jahre (neu)
Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Eröffnungsbilanzen	10 Jahre
Handelsbücher, Aufzeichnungen und Buchungsjournale	10 Jahre
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre
Sonstige steuerlich relevante Unterlagen	6 Jahre

Wichtig ist die Unterscheidung: Ein Jahresabschluss bleibt zehn Jahre, die Rechnung, die ihm zugrunde liegt, nur noch acht. In der Praxis lohnt es sich deshalb, Belege und Abschlussunterlagen getrennt zu archivieren.

Wann beginnt die Frist zu laufen?

Die Aufbewahrungsfrist startet nicht am Tag der Ausstellung, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden bzw. die letzte Eintragung vorgenommen wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom März 2018 wird also so behandelt, als beginne ihre Frist am 31. Dezember 2018 – und läuft acht Jahre später, am 31. Dezember 2026, ab.

Beispiel: Frist richtig berechnen

Lena betreibt einen Onlineshop. Sie möchte 2026 aussortieren. Eine Eingangsrechnung ist auf den 15. Juni 2018 datiert. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2018 und endet nach acht Jahren am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 darf Lena diese Rechnung vernichten – vorausgesetzt, es läuft keine Betriebsprüfung und die Steuer für 2018 ist bestandskräftig festgesetzt.

Vorsicht bei offenen Festsetzungen

Ein wichtiger Punkt, der oft übersehen wird: Die Aufbewahrungsfrist verlängert sich, solange die Unterlagen für eine noch nicht abgelaufene Festsetzungsfrist von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Läuft gegen dich ein Einspruchsverfahren, eine Außenprüfung oder eine Steuerfahndung, oder wurde die Steuer noch nicht endgültig festgesetzt, musst du die betroffenen Belege länger aufheben – auch über die acht Jahre hinaus.

Tipp: Vernichte im Zweifel nichts, wenn für das betreffende Jahr noch ein Bescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht oder eine Prüfung angekündigt ist. Ein zu früh gelöschter Beleg kann im Ernstfall teuer werden, weil das Finanzamt dann schätzen darf.

Digital archivieren nach GoBD

Ob acht oder zehn Jahre – die Belege müssen während der gesamten Frist lesbar, unveränderbar und jederzeit verfügbar sein. Das schreiben die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) vor. Eine digitale Archivierung ist ausdrücklich erlaubt und in der Praxis meist die bessere Wahl: Sie spart Platz, ist durchsuchbar und erfüllt bei richtiger Umsetzung alle Anforderungen. Wichtig ist, dass elektronisch empfangene Belege auch elektronisch im Originalformat aufbewahrt werden – ein Ausdruck reicht nicht.

Weniger Archiv, mehr Überblick – wir behalten die Fristen für dich im Blick

Die verkürzten Fristen sind eine gute Nachricht, aber sie richtig anzuwenden erfordert Sorgfalt: Welcher Beleg zählt als Buchungsbeleg, welche Festsetzung ist noch offen, was darf wirklich weg? Bei Buchführungsheld übernehmen echte Buchhalter:innen deine laufende Buchhaltung und archivieren deine Belege GoBD-konform. Du lädst nur deine Unterlagen hoch – den Rest erledigen wir zum Festpreis. Wenn du wissen willst, wie wir dein Belegchaos in ein sauberes digitales Archiv verwandeln, buch dir eine kostenlose Vorbesprechung.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Rechnungen 2026 aufbewahren?

Rechnungen zählen als Buchungsbelege und müssen seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Gilt die 8-Jahres-Frist auch rückwirkend?

Ja. Die verkürzte Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren zehnjährige Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Belege, die vorher schon entsorgt werden durften, sind davon nicht betroffen.

Welche Unterlagen muss ich weiterhin zehn Jahre aufbewahren?

Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Eröffnungsbilanzen sowie Handelsbücher und Buchungsjournale bleiben bei der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.

Wann darf ich alte Belege wirklich vernichten?

Erst wenn die Frist abgelaufen ist und für das betreffende Jahr keine Festsetzungsfrist mehr offen ist. Läuft noch ein Einspruch, eine Außenprüfung oder steht der Steuerbescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung, musst du die Belege länger aufheben.