Bewirtungskosten: Was das neue BMF-Schreiben verlangt

Ein Geschäftsessen ist schnell gebucht – und genauso schnell vom Finanzamt gestrichen. Mit dem BMF-Schreiben vom 19. November 2025 hat die Finanzverwaltung die Nachweisregeln für Bewirtungskosten komplett überarbeitet und an die E-Rechnung angepasst. Neu ist vor allem, dass die E-Rechnung und andere elektronische Formate jetzt ausdrücklich einbezogen sind – unverändert weiter gilt dagegen eine Klausel, die dir den Betriebsausgabenabzug vollständig kosten kann. Hier bekommst du die Regeln, die seit dem 1. Januar 2025 gelten, samt Checkliste für deinen Beleg.

Was das neue BMF-Schreiben ändert

Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben vom 19.11.2025 (Aktenzeichen IV C 6 - S 2145/00026/005/033) die bisherigen Vorgaben aus dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 ersetzt. Anlass war die verpflichtende E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze, die das Wachstumschancengesetz zum 1. Januar 2025 eingeführt hat. Die rein digitale Abwicklung von Bewirtungsrechnung und Eigenbeleg war übrigens schon nach dem Schreiben von 2021 möglich – neu ist die Einbeziehung der E-Rechnung und weiterer elektronischer Formate.

Wichtig für die Anwendung: Das neue Schreiben gilt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025. Für ältere Bewirtungen bis zum 31.12.2024 bleibt die alte Fassung maßgeblich. Wenn du gerade an deinem Jahresabschluss 2025 sitzt, betrifft dich die Neuregelung also bereits vollständig.

Der Kern ist gleich geblieben: Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG kannst du Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftspartnern nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehen, soweit sie angemessen sind. Die restlichen 30 Prozent sind steuerlich nicht abziehbar. Wirklich neu ist vor allem, in welcher Form die Rechnung vorliegen darf. Die Grundsätze der Nachweisführung und der digitalen Verknüpfung von Rechnung und Eigenbeleg galten bereits nach dem Schreiben von 2021 – sie sind jetzt um die E-Rechnung ergänzt worden.

Achtung, häufiger Denkfehler: Die 70-Prozent-Kürzung betrifft nur die Einkommen- und Körperschaftsteuer. Umsatzsteuerlich bleibt die Vorsteuer nach § 15 Abs. 1a UStG in voller Höhe abziehbar, soweit die Aufwendungen angemessen und nachgewiesen sind und eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne der §§ 14, 14a UStG vorliegt. Du buchst also 100 Prozent Vorsteuer und kürzt nur den Aufwand.

Die fünf Pflichtangaben auf dem Eigenbeleg

Unabhängig von der Rechnung des Restaurants musst du selbst einen schriftlichen Nachweis erstellen – den klassischen Bewirtungsbeleg oder Eigenbeleg. Darauf gehören:

• Ort der Bewirtung
• Tag der Bewirtung
• Teilnehmer – alle bewirteten Personen namentlich, dich selbst eingeschlossen
• Anlass der Bewirtung – konkret und nachvollziehbar
• Höhe der Aufwendungen

Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, reduziert sich das nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG und R 4.10 Abs. 8 Satz 2 EStR auf Anlass und Teilnehmer – Ort, Tag und Höhe ergeben sich dann bereits aus der beizufügenden Rechnung.

Zwei Formalien werden in der Praxis regelmäßig übersehen: Die Angaben müssen nach ständiger BFH-Rechtsprechung zeitnah gemacht werden (BFH-Urteil vom 25.03.1988, III R 96/85). Und der Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben (BFH-Urteil vom 15.01.1998, IV R 81/96). Eine Sammelaktion im Februar für das ganze Vorjahr erfüllt beides nicht.

Was „Anlass" konkret bedeutet

Formulierungen wie „Geschäftsessen", „Arbeitsessen" oder „Kundengespräch" sind der Finanzverwaltung zu allgemein. Sie will erkennen können, welcher konkrete geschäftliche Vorgang hinter der Bewirtung stand. Schreib also lieber „Abstimmung Rahmenvertrag Lieferung 2027 mit Firma Müller GmbH" als „Besprechung". Der Aufwand für den einen zusätzlichen Halbsatz ist minimal, das Risiko ohne ihn ist der komplette Abzug.

Was auf der Bewirtungsrechnung stehen muss

Das BMF listet die Pflichtangaben der Rechnung des Bewirtungsbetriebs im Detail auf:

• Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – nicht erforderlich bei Kleinbetragsrechnungen
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben – ebenfalls nicht erforderlich bei Kleinbetragsrechnungen. Pflichtangaben nach § 6 KassenSichV wie die Transaktionsnummer bleiben davon unberührt.
• Leistungsbeschreibung mit Menge und Art der Speisen und Getränke. Die pauschale Angabe „Speisen und Getränke" plus Gesamtsumme reicht ausdrücklich nicht. Bezeichnungen wie „Menü 1", „Tagesgericht 2" oder „Lunch-Buffet" sowie verständliche Abkürzungen akzeptiert das BMF dagegen.
• Leistungszeitpunkt, also der Tag der Bewirtung. Ein Verweis in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" genügt. Handschriftliche Ergänzungen oder ein Datumsstempel reichen ausdrücklich nicht.
• Rechnungsbetrag
• Name des Bewirtenden – also dein Name bzw. der deines Unternehmens. Das gilt bei einem Rechnungsbetrag über 250 Euro, nicht bei Kleinbetragsrechnungen.

Die Grenze von 250 Euro ist damit der entscheidende Schwellenwert: Bis dahin genügt eine Kleinbetragsrechnung mit den Anforderungen des § 33 UStDV. Darüber verlangt die Finanzverwaltung die vollständigen Angaben inklusive deines Namens auf der Rechnung.

Trinkgeld richtig nachweisen

Wird das Trinkgeld nicht gesondert auf der Rechnung ausgewiesen, liegt die Feststellungslast bei dir. Das BMF nennt einen einfachen Weg: Lass dir das Trinkgeld vom Empfänger auf der Rechnung quittieren. Ein handschriftlicher Vermerk mit Betrag und Unterschrift der Bedienung genügt und kostet zehn Sekunden.

Kassenbeleg, TSE und der neue Korrekturweg

Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne des § 146a Abs. 1 AO in Verbindung mit § 1 KassenSichV, erkennt die Finanzverwaltung nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen an. Ein handgeschriebener Zettel aus dem Quittungsblock ist in diesem Fall wertlos. Setzt der Betrieb dagegen überhaupt keine elektronische Kasse ein – eine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland bislang nicht –, bleibt auch eine handschriftliche Rechnung in Verbindung mit deinem Eigenbeleg zulässig.

Erfreulich ist der Vertrauensschutz: Du darfst im Allgemeinen darauf vertrauen, dass die Rechnung ordnungsgemäß erstellt wurde, wenn der Beleg eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls trägt. Diese Angaben dürfen auch als QR-Code abgebildet sein. Du musst also nicht prüfen, ob die Kasse des Restaurants korrekt konfiguriert ist.

Neu und praktisch relevant: Bei einem Gesamtbetrag über 250 Euro kann der Bewirtungsbetrieb zunächst eine sonstige Rechnung in Form eines Kassenbelegs ausstellen und diese nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigen. Das löst das Problem, dass die Gaststätte am Tisch noch nicht alle Angaben für eine vollständige E-Rechnung hat.

Fällt die TSE aus, darf die Kasse weiterlaufen, wenn der Ausfall auf dem Beleg eindeutig kenntlich gemacht ist – etwa durch einen Hinweis wie „TSE ausgefallen" (BMF-Schreiben vom 19.11.2025, siehe auch AEAO zu § 146a). Eine bloß fehlende Transaktionsnummer genügt dafür nicht.

Digitale Bewirtungsbelege: der eigentliche Fortschritt

Der wichtigste Teil des neuen Schreibens betrifft die durchgängig digitale Abwicklung. Die Finanzverwaltung akzeptiert jetzt ausdrücklich:

• Die Rechnung als E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG oder als sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG in einem anderen elektronischen Format.
• Die Digitalisierung einer Papierrechnung durch dich – der klassische Scan oder das Foto mit der Belege-App.
• Den digital erstellten oder digitalisierten Eigenbeleg. Statt einer Unterschrift auf Papier genügt eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der Angaben. Bedingung: Die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.

Die Zuordnungsfalle

Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung müssen digital zusammengeführt werden. Dafür reicht ein Verweis vom Eigenbeleg auf die Rechnung oder den Kassenbeleg. Zulässig ist jede elektronische Verknüpfung – ein eindeutiger Index, ein Barcode oder die Verknüpfung in einem Dokumentenmanagementsystem.

Und dann kommt der Satz, den du dir merken solltest – er stand schon im Schreiben von 2021 und gilt unverändert fort: Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen. Es liegt ausdrücklich in deiner Verantwortung, die Zuordnung sicherzustellen. Eine Restaurantrechnung, die ohne Eigenbeleg in der Ablage landet, ist damit steuerlich verloren – auch wenn die Bewirtung eindeutig geschäftlich veranlasst war.

Die gemischte Ablage bleibt erlaubt: Wenn du die Rechnung digital aufbewahrst und den Eigenbeleg in Papierform, gilt dasselbe – die eineindeutige Zuordnung der Belege aus beiden Ablagen muss aber jederzeit gewährleistet sein. In der Praxis ist das die fehleranfälligste Variante. Wer kann, führt beides digital.

Unbare Zahlung, Verzehrgutscheine und Auslandsbewirtung

Drei Sonderfälle regelt das BMF ausdrücklich:

• Spätere unbare Zahlung: Wird die Bewirtungsleistung erst nach dem Tag der Bewirtung in Rechnung gestellt und unbar bezahlt – typisch bei geschlossenen Veranstaltungen mit größerem Personenkreis –, ist kein Kassenbeleg zwingend erforderlich. Der Rechnung ist der Zahlungsbeleg beizufügen, soweit die unbare Zahlungsweise nicht ohnehin auf der Rechnung vermerkt ist.
• Verzehrgutscheine: Gibst du für Gäste deines Betriebs Verzehrgutscheine aus, gegen die im Bewirtungsbetrieb auf deine Rechnung bewirtet wird, genügt die Abrechnung über die Gutscheine.
• Bewirtung im Ausland: Grundsätzlich gelten dieselben Anforderungen. Machst du glaubhaft, dass eine detaillierte, maschinell erstellte Rechnung nicht zu bekommen war, akzeptiert die Finanzverwaltung im Ausnahmefall auch die ausländische Rechnung. Bei einer handschriftlichen Auslandsrechnung musst du glaubhaft machen, dass im betreffenden Staat keine Pflicht zu maschinellen Belegen besteht.

GoBD und Verfahrensdokumentation

Die Nachweiserfordernisse gelten nach dem BMF-Schreiben unter anderem dann als erfüllt, wenn du die GoBD einhältst (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025) und die angewandten Verfahren in einer Verfahrensdokumentation beschreibst.

Das ist keine Formalie am Rand, sondern die Klammer um alles Vorherige: Wer digital arbeitet, braucht eine kurze Beschreibung, wie Belege erfasst, verknüpft, autorisiert und unveränderbar archiviert werden. Für ein kleines Unternehmen sind das ein bis zwei Seiten. In der Betriebsprüfung ist es oft der Unterschied zwischen einer Rückfrage und einer Hinzuschätzung. Wie die digitale Archivierung im Detail funktioniert, haben wir in unserem Beitrag zur Belegarchivierung nach GoBD beschrieben; die Grundlagen zur Rechnungsform findest du im Artikel zur E-Rechnungspflicht 2025/2026.

Deine Checkliste für das nächste Geschäftsessen

1. Rechnung vom Restaurant verlangen – maschinell erstellt, mit Transaktionsnummer oder QR-Code, mit einzelnen Positionen statt „Speisen und Getränke".
2. Über 250 Euro Gesamtbetrag: Namen deines Unternehmens auf die Rechnung setzen lassen.
3. Trinkgeld auf der Rechnung quittieren lassen.
4. Noch am selben Tag Anlass und Teilnehmer erfassen – am besten direkt in der Belege-App.
5. Eigenbeleg elektronisch freigeben oder unterschreiben.
6. Eigenbeleg und Rechnung eindeutig verknüpfen, damit die Zuordnung nachvollziehbar bleibt.
7. In der Buchhaltung: 70 Prozent Aufwand abziehbar, 30 Prozent nicht abziehbar, Vorsteuer zu 100 Prozent.

Bewirtungsbelege sicher verbuchen lassen

Bewirtungskosten sind einer der Klassiker in der Betriebsprüfung – nicht weil Unternehmer:innen tricksen, sondern weil an einem einzigen Beleg sieben Formalien hängen. Bei Buchführungsheld schicken dir echte Buchhalter:innen eine Rückfrage, bevor ein unvollständiger Bewirtungsbeleg in der Buchhaltung landet, und sorgen dafür, dass Rechnung und Eigenbeleg GoBD-konform verknüpft archiviert werden. Du fotografierst den Beleg, den Rest übernehmen wir zum Festpreis. Wenn du wissen willst, wie das für dein Unternehmen konkret aussieht, buch dir eine kostenlose Vorbesprechung.

Häufige Fragen

Wie viel Prozent der Bewirtungskosten sind absetzbar?

Bei einer Bewirtung aus geschäftlichem Anlass sind 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG), 30 Prozent nicht. Die Vorsteuer ist davon unabhängig nach § 15 Abs. 1a UStG in voller Höhe abziehbar, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Reicht ein Kassenbon als Bewirtungsbeleg?

Setzt der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO ein, nur dann, wenn der Beleg maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet, mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abgesichert ist und die Angaben nach § 6 KassenSichV enthält. Bis 250 Euro gilt er dann als ordnungsgemäße Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Arbeitet der Betrieb ganz ohne elektronische Kasse, genügt weiterhin eine handschriftliche Rechnung. Zusätzlich brauchst du immer den Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern.

Darf ich den Bewirtungsbeleg komplett digital führen?

Ja. Rechnung und Eigenbeleg dürfen digital vorliegen; das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 bezieht zusätzlich die E-Rechnung und andere elektronische Formate ausdrücklich ein. Der Eigenbeleg ist elektronisch zu unterschreiben oder zu genehmigen, nachträgliche Änderungen müssen dokumentiert werden, und beide Belege müssen eindeutig miteinander verknüpft sein.

Was passiert, wenn der Eigenbeleg fehlt?

Dann ist der Betriebsausgabenabzug für diese Bewirtung zu versagen. Das BMF stellt ausdrücklich klar, dass die erforderlichen Angaben nicht erbracht sind, wenn sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen lässt. Die Verantwortung für die Zuordnung liegt bei dir.

Ab welchem Betrag muss mein Name auf der Rechnung stehen?

Ab einem Rechnungsbetrag über 250 Euro. Bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, bei der weder der Name des Bewirtenden noch die Steuernummer des Bewirtungsbetriebs oder eine fortlaufende Rechnungsnummer erforderlich sind.