Betriebs-Pkw: 0,03-Prozent-Regelung auch bei seltenen Bürofahrten

Du bist überwiegend im Außendienst unterwegs, hast einen Betriebs-Pkw und fährst nur ab und zu ins Büro? Dann kostet dich die 0,03-Prozent-Regelung trotzdem bares Geld. Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 5. Februar 2026 (III R 18/25) klargestellt: Für Selbstständige gilt der pauschale Zuschlag nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG auch dann in voller Höhe, wenn die Betriebsstätte nur gelegentlich aufgesucht wird. Was das konkret bedeutet, wie du gegenrechnest und warum ein Fahrtenbuch für viele der einzige Ausweg ist.

Worum es geht: die doppelte Kürzung beim Betriebs-Pkw

Wenn du einen Pkw im Betriebsvermögen hältst und ihn zu mehr als 50 Prozent betrieblich nutzt, versteuerst du die Privatnutzung entweder nach der Ein-Prozent-Regelung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG) oder über ein Fahrtenbuch. So weit, so bekannt.

Was viele unterschätzen: Neben der Privatnutzung gibt es eine zweite Hinzurechnung, und die betrifft die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte. Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 Satz 1 EStG dürfen die Aufwendungen für diese Wege den Gewinn grundsätzlich nicht mindern. Satz 3 Halbsatz 1 regelt die technische Umsetzung bei der Ein-Prozent-Regelung: Nicht abziehbar ist der positive Unterschiedsbetrag zwischen

• 0,03 Prozent des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung, je Kalendermonat und je Entfernungskilometer, und
• dem Betrag, der sich nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG ergibt, also der Entfernungspauschale.

Der Zweck ist Gleichbehandlung: Selbstständige sollen für den Weg zur Arbeit nicht mehr abziehen können als Arbeitnehmer, die auf die Entfernungspauschale beschränkt sind. Technisch wird das über ein Betriebsausgabenabzugsverbot gelöst, das neben die Ein-Prozent-Regelung tritt.

Der Fall vor dem BFH

Geklagt hatte ein selbstständiger Vermittler mit mehreren Angestellten. Die Mitarbeitenden arbeiteten in seinem Büro, für das er auch seine Steuererklärungen abgab. Ein Fahrtenbuch führte er nicht, die Ein-Prozent-Regelung kam zur Anwendung. Eine Kürzung nach der 0,03-Prozent-Regelung nahm er jedoch nicht vor.

Seine Begründung: Er sei praktisch ausschließlich im Außendienst tätig, fahre von zu Hause direkt zu Auftraggebern und Vertragspartnern und suche das Büro nur gelegentlich auf, um seinen Mitarbeitenden Unterlagen zur weiteren Bearbeitung einzureichen. Das Büro sei deshalb nicht seine „erste Tätigkeitsstätte".

Nach einer Betriebsprüfung kürzte das Finanzamt die Betriebsausgaben für die Streitjahre 2015 bis 2017 doch, und zwar pauschal mit 0,03 Prozent des Listenpreises. Das Finanzgericht Köln wies die Klage ab (Urteil vom 25.01.2024, 6 K 2390/22). Der BFH bestätigte das nun in der Revision.

Die Begründung: „Betriebsstätte" ist nicht „erste Tätigkeitsstätte"

Der Kernpunkt ist ein begrifflicher, und er hat weitreichende Folgen. Der Kläger wollte den Begriff der Betriebsstätte in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG so ausgelegt sehen wie den Begriff der ersten Tätigkeitsstätte in § 9 Abs. 4 EStG, der seit der Neuordnung des Reisekostenrechts ab 2014 für Arbeitnehmer gilt. Der BFH lehnt das ab, mit vier Argumenten:

• Wortlaut: In § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG steht schlicht „Betriebsstätte", nicht „erste Tätigkeitsstätte".
• Systematik: Die Vorschrift verweist gerade nicht auf § 9 Abs. 4 EStG als zentrale Regelung zum neuen Begriff. Der Verweis in Satz 3 betrifft nur Rechtsfolgen und Berechnungsmethoden.
• Historie: Die Reisekostenreform 2014 hat ausschließlich die Regelungen für Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit geändert. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 Satz 2 EStG blieb unverändert.
• Teleologie: Die erste Tätigkeitsstätte wird vorrangig über die arbeitsrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber bestimmt, ist also vom Direktionsrecht geprägt. Einen vergleichbaren Einfluss haben Auftraggeber auf Gewerbetreibende in der Regel nicht.

Maßgeblich bleibt damit die bisherige Definition: Betriebsstätte ist der Ort, an dem oder von dem aus ein selbstständig Tätiger seine Leistung gegenüber den Kunden erbringt. Der Begriff setzt eine ortsfeste, dauerhafte betriebliche Einrichtung voraus, die nicht nur gelegentlich, sondern mit einer gewissen Nachhaltigkeit aufgesucht wird, also fortdauernd und immer wieder.

Im Streitfall war das Büro genau das: Dort arbeiteten die Angestellten, dort erteilte der Kläger Weisungen, bewahrte Unterlagen auf, leistete Unterschriften und traf Entscheidungen. Und entscheidend: Er hat das Büro über den gesamten Zeitraum wiederholt mit dem Pkw angefahren. Auf die Häufigkeit kam es nicht an.

Die 15-Fahrten-Annahme und warum sie nicht hilft

Der Pauschale liegt die Annahme zugrunde, dass die Betriebsstätte durchschnittlich an mindestens 15 Tagen im Monat aufgesucht wird. Wer seltener fährt, zahlt also rechnerisch drauf. Das ist keine neue Erkenntnis: Schon mit Urteil vom 12. Juni 2018 (VIII R 14/15, BStBl II 2018, 755) hatte der BFH entschieden, dass der Unterschiedsbetrag auch dann mit 0,03 Prozent je Kalendermonat anzusetzen ist, wenn im Monat durchschnittlich weniger als 15 Fahrten stattfinden.

Die Begründung des BFH ist nüchtern: Für Gewinnermittler, die ohnehin Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten unterliegen, sei es weder unverhältnismäßig noch unzumutbar, ein Fahrtenbuch zu führen, um die Nachteile der Pauschale zu vermeiden.

Merksatz: Die 0,03-Prozent-Regelung ist keine Vermutung, die du mit wenigen Fahrten widerlegen kannst. Sie ist eine Pauschale, der du nur mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch entkommst.

Rechenbeispiel: Was das konkret kostet

Nehmen wir einen Betriebs-Pkw mit einem Bruttolistenpreis von 50.000 Euro und einer Entfernung zwischen Wohnung und Büro von 20 Kilometern. Für 2026 gilt die Entfernungspauschale von 38 Cent ab dem ersten Kilometer.

Der pauschale Wert nach 0,03 Prozent:
50.000 Euro × 0,03 % = 15 Euro je Entfernungskilometer und Monat
15 Euro × 20 km × 12 Monate = 3.600 Euro pro Jahr

Fall A: 180 Fahrten im Jahr (klassischer Bürogänger)
Entfernungspauschale: 180 × 20 km × 0,38 Euro = 1.368 Euro
Nicht abziehbar: 3.600 − 1.368 = 2.232 Euro

Fall B: 60 Fahrten im Jahr (überwiegend Außendienst, wie im BFH-Fall)
Entfernungspauschale: 60 × 20 km × 0,38 Euro = 456 Euro
Nicht abziehbar: 3.600 − 456 = 3.144 Euro

Der Effekt ist paradox, aber gesetzlich gewollt: Je seltener du ins Büro fährst, desto größer wird die Hinzurechnung, weil der 0,03-Prozent-Wert konstant bleibt und nur die Gegenrechnung schrumpft. Bei einem Grenzsteuersatz von 42 Prozent bedeutet Fall B rund 1.320 Euro Steuermehrbelastung pro Jahr, und die Gewerbesteuer läuft parallel.

Der Ausweg: das Fahrtenbuch

Der BFH weist ausdrücklich darauf hin: Der Kläger hätte ein Fahrtenbuch führen müssen, um die Pauschalregelung zu vermeiden. Führst du ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, werden statt der Pauschalen die tatsächlichen Kosten angesetzt, sowohl für die Privatnutzung als auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte. Wer wenig fährt, fährt damit fast immer besser.

Ein Fahrtenbuch ist nur dann anzuerkennen, wenn es zeitnah, lückenlos und in geschlossener Form geführt wird. Für jede betriebliche Fahrt brauchst du Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Reiseziel, Reisezweck und den aufgesuchten Geschäftspartner. Private Fahrten kannst du mit der Kilometerangabe erfassen, Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte musst du separat kennzeichnen. Eine lose Excel-Tabelle, die sich nachträglich ändern lässt, reicht nicht. Elektronische Fahrtenbücher mit manipulationssicherer Protokollierung sind zulässig und in der Praxis deutlich alltagstauglicher.

Drei Punkte, die im Urteil oft übersehen werden

1. Ein häusliches Arbeitszimmer ist keine Betriebsstätte im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG. Wer ausschließlich von zu Hause arbeitet und keine externe Betriebsstätte hat, fährt schlicht keine Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte, und die Kürzung greift nicht. Was du dabei aber beachten musst, sind die verschärften Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG.
2. Der Betriebsstättenbegriff hier ist ein anderer als in § 12 AO. § 12 AO setzt eine nicht nur vorübergehende Verfügungsmacht voraus; § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG stellt darauf ab, wo die Leistung gegenüber Kunden erbracht wird. Die Begriffe laufen bewusst auseinander.
3. Kundenbüros sind in der Regel keine eigenen Betriebsstätten. Im Streitfall hatten die Büros der Kunden mangels zentraler Bedeutung für die Tätigkeit keine Betriebsstättenqualität. Das Büro in der eigenen Stadt war die einzige Betriebsstätte, und damit war der Fall entschieden.

Was du jetzt prüfen solltest

Wenn du einen Betriebs-Pkw hast und die Ein-Prozent-Regelung nutzt, geh diese vier Fragen durch:

• Habe ich eine ortsfeste Betriebsstätte außerhalb meiner Wohnung, die ich immer wieder anfahre?
• Wird der 0,03-Prozent-Zuschlag in meiner Buchhaltung tatsächlich erfasst, oder wurde er bisher schlicht vergessen?
• Wie viele Fahrten mache ich realistisch pro Monat, und wie hoch wäre der Unterschiedsbetrag?
• Lohnt sich für mich der Umstieg auf ein Fahrtenbuch ab dem 1. Januar des kommenden Jahres?

Wichtig: Die Methode kannst du grundsätzlich nur zu Beginn eines Wirtschaftsjahres oder bei einem Fahrzeugwechsel ändern. Ein unterjähriger Wechsel für dasselbe Fahrzeug wird nicht anerkannt. Wer für 2027 auf ein Fahrtenbuch umstellen will, sollte die Entscheidung also im laufenden Jahr treffen und ab dem 1. Januar lückenlos aufzeichnen.

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Die 0,03-Prozent-Kürzung ist einer der Klassiker in der Betriebsprüfung, gerade weil sie so oft übersehen wird. Bei Buchführungsheld schauen echte Buchhalterinnen und Buchhalter auf deine Zahlen und rechnen dir vor, ob Pauschale oder Fahrtenbuch für dich günstiger ist, zum Festpreis und ohne Stundenzettel. Wenn du unsicher bist, wie dein Firmenwagen aktuell behandelt wird, buch dir eine kostenlose Vorbesprechung, und wir gehen es gemeinsam durch.

Häufige Fragen

Gilt die 0,03-Prozent-Regelung auch, wenn ich nur zweimal im Monat ins Büro fahre?

Ja. Der BFH hat mit Urteil vom 05.02.2026 (III R 18/25) bestätigt, dass es auf die Häufigkeit nicht ankommt. Entscheidend ist, dass du die Betriebsstätte fortdauernd und immer wieder mit dem Betriebs-Pkw aufsuchst. Die Pauschale wird dann unabhängig von der Zahl der Fahrten mit 0,03 Prozent des Listenpreises je Monat und Entfernungskilometer angesetzt.

Wie vermeide ich die 0,03-Prozent-Kürzung?

Nur mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch. Dann werden die tatsächlichen Kosten der Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte angesetzt statt der Pauschale. Der BFH hält das für Gewinnermittler ausdrücklich für zumutbar.

Zählt mein häusliches Arbeitszimmer als Betriebsstätte?

Nein. Ein Arbeitsplatz, der Teil der Wohnung oder des Wohnhauses ist, ist keine Betriebsstätte im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG. Wer nur ein häusliches Arbeitszimmer und keine externe Betriebsstätte hat, führt keine Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte durch.

Was ist der Unterschied zur Ein-Prozent-Regelung?

Die Ein-Prozent-Regelung nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG erfasst die private Nutzung des Fahrzeugs. Die 0,03-Prozent-Regelung nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG betrifft zusätzlich die Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte. Beide Hinzurechnungen laufen nebeneinander.

Wie hoch ist die Entfernungspauschale, die ich gegenrechnen kann?

Seit dem 1. Januar 2026 gelten einheitlich 38 Cent je Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer. Maßgeblich sind die tatsächlichen Fahrttage. Der Betrag wird vom 0,03-Prozent-Wert abgezogen; nur der übersteigende Teil ist nicht abziehbar.