Inventur 2026: Ab 1. Oktober zählen statt an Silvester

Ab dem 1. Oktober öffnet sich das Zeitfenster für die vorverlegte Inventur – und damit die Chance, die Bestandsaufnahme nicht zwischen Weihnachten und Neujahr durchziehen zu müssen. Wer bilanziert, kommt an der Inventur nicht vorbei: § 240 HGB verlangt sie zum Schluss jedes Geschäftsjahrs, und eine mangelhafte Inventur kippt im schlimmsten Fall die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung. Hier bekommst du die Fristen, die vier zulässigen Verfahren und einen realistischen Zeitplan für das Geschäftsjahr 2026.

Wer überhaupt eine Inventur machen muss

Die Inventurpflicht hängt an der Buchführungspflicht. Zwei Vorschriften entscheiden darüber:

Handelsrechtlich verpflichtet § 240 Abs. 1 HGB jeden Kaufmann, zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar aufzustellen – also ein Verzeichnis seiner Grundstücke, Forderungen, Schulden, des Bargelds und der sonstigen Vermögensgegenstände mit Angabe des Werts. Nach § 240 Abs. 2 HGB muss das innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit geschehen.

Von dieser Pflicht befreit § 241a HGB Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Bei einer Neugründung greift die Befreiung schon, wenn die Werte am ersten Abschlussstichtag nicht überschritten werden. Wichtig: Die Befreiung gilt nur für Einzelkaufleute, nicht für Personen- oder Kapitalgesellschaften.

Steuerlich greift § 141 Abs. 1 AO: Gewerbliche Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb sind verpflichtet, Bücher zu führen und aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen. Diese Pflicht beginnt nicht automatisch: Das Finanzamt teilt dir die Buchführungspflicht mit, und sie gilt erst ab dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe folgt (§ 141 Abs. 2 AO).

Kurz gesagt: Wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG macht, braucht keine handelsrechtliche Inventur. Der Wareneinkauf ist im Zeitpunkt der Zahlung Betriebsausgabe, ein Bestand wird nicht fortgeschrieben. Trotzdem ist eine Bestandsaufnahme sinnvoll, sobald ein Wechsel zur Bilanzierung im Raum steht – dann brauchst du für den Übergangsgewinn belastbare Zahlen. Welche Gewinnermittlung für dich passt, haben wir im Beitrag EÜR oder Bilanz gegenübergestellt.

Die vier zulässigen Inventurverfahren

Das HGB lässt dir mehr Spielraum, als viele denken. Neben der klassischen Stichtagsinventur erlaubt § 241 HGB drei Vereinfachungsverfahren.

1. Stichtagsinventur

Die körperliche Bestandsaufnahme findet am Bilanzstichtag selbst statt, also bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr am 31. Dezember. Nach R 5.3 Abs. 1 EStR lässt die Finanzverwaltung ein Zeitfenster von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag zu, wenn die Bestandsveränderungen in dieser Zeit belegmäßig festgehalten und auf den Stichtag zurück- oder fortgerechnet werden (ausgeweitete Stichtagsinventur). Der Vorteil: keine Wertfortschreibung nötig. Der Nachteil: Der Termin liegt genau dann, wenn Handel und Gastronomie am wenigsten Zeit haben.

2. Verlegte Inventur (§ 241 Abs. 3 HGB)

Hier liegt das größte Entlastungspotenzial. Die Bestandsaufnahme darf innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Der ermittelte Bestand wird dann wertmäßig auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben beziehungsweise zurückgerechnet.

Für ein Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, heißt das konkret: Das Fenster für den Stichtag 31.12.2026 läuft vom 1. Oktober 2026 bis zum 28. Februar 2027. Du kannst die Zählung also in eine ruhige Woche im Oktober oder November legen – vorausgesetzt, deine Warenwirtschaft erlaubt eine saubere Wertfortschreibung bis zum Stichtag.

3. Permanente Inventur (§ 241 Abs. 2 HGB)

Bei ordnungsmäßiger Lagerbuchführung darf der Bestand am Bilanzstichtag rechnerisch aus den Lagerbüchern abgeleitet werden. Voraussetzung ist nach R 5.3 Abs. 2 und 3 EStR, dass jeder Zu- und Abgang mengen- und wertmäßig erfasst wird und mindestens einmal im Geschäftsjahr für jeden Artikel eine körperliche Bestandsaufnahme stattfindet. Ausgeschlossen ist das Verfahren steuerlich für Güter mit unkontrollierbarem Schwund – etwa durch Verdunsten, Verderb oder Bruch – sowie für besonders wertvolle Güter. Ansonsten eignet es sich für Betriebe mit sauber geführtem Warenwirtschaftssystem und verteilt den Aufwand über das ganze Jahr.

4. Stichprobeninventur (§ 241 Abs. 1 HGB)

Der Bestand wird mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Verfahren auf Basis von Stichproben ermittelt. Das Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen, und der Aussagewert des Inventars muss dem einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommen. Für kleine und mittlere Unternehmen lohnt sich der methodische Aufwand meist erst ab mehreren tausend Artikelpositionen.

Bewertung: Was der Bestand wert ist

Gezählt ist nur die halbe Miete – die Positionen müssen auch bewertet werden. Der Ausgangspunkt sind nach § 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG die Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Ist der Teilwert am Bilanzstichtag niedriger, darf er angesetzt werden – steuerlich allerdings nur bei einer voraussichtlich dauernden Wertminderung.

Handelsrechtlich gilt für das Umlaufvermögen dagegen das strenge Niederstwertprinzip nach § 253 Abs. 4 HGB: Der niedrigere Börsen- oder Marktpreis am Abschlussstichtag muss angesetzt werden, auch bei nur vorübergehender Wertminderung.

Praktisch relevant wird das bei:

• Ladenhütern: Ware, die seit Jahren im Regal steht, ist selten noch die Anschaffungskosten wert. Ein dokumentierter Abschlag mindert deinen Gewinn – aber nur, wenn du die Wertminderung nachvollziehbar begründest.
• Beschädigter oder abgelaufener Ware: Getrennt erfassen und dokumentieren, nicht stillschweigend aussortieren.
• Saisonware: Nach der Saison regelmäßig nur noch zum erzielbaren Verkaufspreis abzüglich Vertriebskosten bewertbar.

Für gleichartige Wirtschaftsgüter des Vorratsvermögens erlaubt § 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG zusätzlich die Lifo-Methode – die zuletzt beschafften Güter gelten als zuerst verbraucht. In Zeiten steigender Einkaufspreise senkt das den ausgewiesenen Bestandswert und damit den Gewinn.

Zeitplan: So bereitest du die Inventur vor

Die häufigsten Beanstandungen entstehen nicht beim Zählen, sondern bei der Vorbereitung. Ein realistischer Ablauf:

1. Sechs bis acht Wochen vorher: Verfahren festlegen (Stichtag, verlegt oder permanent), Termin bestimmen, Inventurleitung benennen.
2. Vier Wochen vorher: Lager aufräumen, Ware sortieren, Fremdware und Kommissionsware räumlich trennen, Zählbereiche festlegen und nummerieren.
3. Zwei Wochen vorher: Schriftliche Inventuranweisung erstellen, Zählteams einteilen, Zähllisten oder Scanner vorbereiten, Mitarbeitende einweisen.
4. Am Inventurtag: Warenbewegungen stoppen oder lückenlos dokumentieren, in Zweierteams zählen (einer zählt, einer schreibt), jede Liste mit Datum, Zählbereich und Unterschrift versehen.
5. Danach: Differenzen zum Buchbestand klären und begründen, bewerten, Inventar erstellen, Unterlagen archivieren.

Vier Fehler, die in der Betriebsprüfung teuer werden

• Fremdes Eigentum mitgezählt: Kommissions-, Leih- und Konsignationsware gehört nicht in dein Inventar, muss aber gesondert erfasst werden.
• Unterwegs befindliche Ware vergessen: Bereits gelieferte, aber noch nicht eingeräumte Ware und Ware auf dem Transportweg gehören je nach Gefahrenübergang zum Bestand.
• Zähllisten ohne Nachvollziehbarkeit: Ohne Datum, Zählbereich und Unterschrift ist eine Liste im Zweifel wertlos. Bleistift ist tabu, Korrekturen werden durchgestrichen, nicht überschrieben.
• Differenzen wegdiskutiert: Ein Schwund ist kein Makel, sondern normal. Nicht dokumentierte Differenzen sind dagegen ein Einfallstor für Hinzuschätzungen.

Aufbewahrung: zehn Jahre, nicht acht

Hier lohnt eine Klarstellung, weil sich beide Fristen seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz unterscheiden. Beide stehen in § 147 Abs. 3 AO: Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO) sind nur noch acht Jahre aufzubewahren, für Inventare, Bücher, Jahresabschlüsse und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO) bleibt es bei zehn Jahren.

Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem das Inventar aufgestellt wurde – nicht mit dem Bilanzstichtag. Stellst du das Inventar zum 31.12.2026 noch im Jahr 2026 auf, läuft die Frist bis Ende 2036; erfolgt die Aufstellung erst 2027, etwa nach einer nachverlegten Inventur im Februar, bis Ende 2037. Aufzubewahren sind auch die Zähllisten, die Inventuranweisung und die Dokumentation der Bewertungsentscheidungen. Die Details zu den verkürzten Fristen findest du in unserem Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen 2026. Führst du die Inventur digital durch, gelten zusätzlich die GoBD: unveränderbare Speicherung, maschinelle Auswertbarkeit und eine Verfahrensdokumentation, die das eingesetzte Verfahren beschreibt.

Inventur und Jahresabschluss zusammen denken

Die Inventur ist kein isolierter Vorgang, sondern die Datenbasis für deinen Jahresabschluss. Wenn die Bestandsaufnahme sauber vorbereitet ist, laufen Bewertung, Abschluss und Steuererklärung deutlich schneller – und du hast im Oktober oder November die Ruhe, die du im Dezember nicht hast.

Bei Buchführungsheld begleiten dich echte Buchhalter:innen durch das ganze Jahr: Sie halten deine Bestandskonten aktuell, sagen dir rechtzeitig, welches Inventurverfahren zu deinem Betrieb passt, und übernehmen die Bewertung und den Abschluss zum Festpreis. Wenn du deine Inventur 2026 planen willst, buch dir eine kostenlose Vorbesprechung – wir schauen gemeinsam auf deinen Betrieb und den passenden Termin.

Häufige Fragen

Wann muss die Inventur 2026 stattfinden?

Bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr ist der Bilanzstichtag der 31. Dezember 2026. Nutzt du die verlegte Inventur nach § 241 Abs. 3 HGB, darfst du zwischen dem 1. Oktober 2026 und dem 28. Februar 2027 zählen und den Bestand wertmäßig auf den Stichtag fortschreiben oder zurückrechnen.

Muss ich als EÜR-Rechner eine Inventur machen?

Nein. Die Inventurpflicht folgt aus der Buchführungspflicht nach § 240 HGB beziehungsweise §§ 140, 141 AO. Wer den Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, muss kein Inventar aufstellen. Eine freiwillige Bestandsaufnahme ist trotzdem sinnvoll, etwa als Vorbereitung auf einen Wechsel zur Bilanzierung.

Ab welchem Umsatz bin ich buchführungspflichtig?

Steuerlich nach § 141 AO ab mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn aus Gewerbebetrieb. Handelsrechtlich befreit § 241a HGB Einzelkaufleute, solange sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen unter 800.000 Euro Umsatzerlösen und 80.000 Euro Jahresüberschuss bleiben.

Wie lange muss ich Inventurunterlagen aufbewahren?

Zehn Jahre. Inventare fallen unter § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, für den § 147 Abs. 3 AO die Zehnjahresfrist vorsieht. Die auf acht Jahre verkürzte Frist gilt nur für Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem das Inventar aufgestellt wurde.

Was passiert bei einer fehlerhaften Inventur?

Eine nicht ordnungsmäßige Inventur kann die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung infrage stellen. Die Folge ist im Regelfall eine Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung. Sauber dokumentierte Zähllisten, eine schriftliche Inventuranweisung und begründete Differenzen sind deshalb der beste Schutz.