Weihnachtsfeier 2026: 110 Euro Freibetrag richtig nutzen

Die Weihnachtsfeier 2026 ist die erste, für die eine neue Spielregel gilt: Seit dem 1. Januar 2026 darfst du Arbeitslohn aus einer Betriebsveranstaltung nur noch dann mit 25 Prozent pauschal versteuern, wenn die Feier allen Beschäftigten des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Die exklusive Führungskräfte-Feier fällt damit aus der günstigen Pauschalierung heraus. Was der 110-Euro-Freibetrag abdeckt, welche Kosten hineinrechnen und wie du die Feier sauber abrechnest, liest du hier.

Was als Betriebsveranstaltung gilt

Eine Betriebsveranstaltung ist nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Klassiker sind die Weihnachtsfeier, der Betriebsausflug oder das Sommerfest. Alles, was du deinen Mitarbeitenden und deren Begleitpersonen dabei zuwendest, gehört grundsätzlich zum Arbeitslohn, ist also lohnsteuer- und beitragspflichtig, solange keine Befreiung greift.

Abzugrenzen sind rein fachliche Veranstaltungen: Eine Betriebsversammlung, eine Schulung oder ein Strategieworkshop ist keine Betriebsveranstaltung. Enthält eine Veranstaltung beide Elemente, darfst du die Kosten aufteilen und nur den geselligen Teil in die 110-Euro-Rechnung einbeziehen.

Der 110-Euro-Freibetrag: zwei Feiern pro Jahr

Zuwendungen aus Anlass einer Betriebsveranstaltung gehören nicht zum Arbeitslohn, soweit sie 110 Euro je Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG). Das gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr (Satz 4).

Zwei Details entscheiden in der Praxis über die Steuerfreiheit:

• Freibetrag, nicht Freigrenze: Kostet die Feier 150 Euro pro Kopf, sind nur die übersteigenden 40 Euro steuerpflichtig, nicht der gesamte Betrag.
• Offen für alle: Der Freibetrag setzt voraus, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Eine Feier nur für ausgewählte Personen bekommt die 110 Euro nicht.

Ab der dritten Feier im Jahr ist die Zuwendung in voller Höhe steuerpflichtig. Du darfst dir aussuchen, welche zwei Veranstaltungen du begünstigst, sinnvollerweise die beiden teuersten.

Was alles in die 110 Euro hineinrechnet

Hier liegt der häufigste Fehler. Anzusetzen sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, und zwar unabhängig davon, ob sie der einzelnen Person zurechenbar sind (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 2 EStG). Der sogenannte äußere Rahmen zählt also mit:

• Speisen, Getränke, Snacks
• Raummiete, Dekoration, Technik
• Musik, Künstler, Eventagentur
• Geschenke, die anlässlich der Feier übergeben werden
• Fahrt- und Übernachtungskosten, soweit sie nicht als steuerfreie Reisekosten abgerechnet werden

Außen vor bleiben dürfen lediglich rechnerische Selbstkosten des Betriebs, etwa Strom oder anteilige Löhne eigener Mitarbeitender, die die Feier organisieren.

Die Gesamtkosten sind zu gleichen Teilen auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer zu verteilen, nicht auf die angemeldeten. Der BFH hat das mit Urteil vom 29.04.2021 (BStBl II 2021, 606) bestätigt: Sogenannte No-Show-Kosten für eingeplante, aber nicht erschienene Personen erhöhen den Betrag pro Kopf. Wer 60 Essen bestellt und 40 Gäste hat, rechnet durch 40.

Und: Bringt jemand eine Begleitperson mit, wird deren Anteil dem Arbeitnehmer zugerechnet. Einen zweiten Freibetrag für die Begleitung gibt es nicht.

Rechenbeispiel

Eine GmbH lädt alle 25 Beschäftigten zur Weihnachtsfeier ein. Erschienen sind 20 Mitarbeitende, fünf davon mit Partner, also 25 Köpfe. Die Gesamtkosten inklusive Umsatzsteuer betragen 3.750 Euro (Catering, Raummiete, Band).

• Kosten je anwesendem Teilnehmer: 3.750 Euro / 25 = 150 Euro
• Mitarbeitende ohne Begleitung: 150 Euro, davon 110 Euro frei, 40 Euro steuerpflichtig
• Mitarbeitende mit Begleitung: 300 Euro, davon 110 Euro frei, 190 Euro steuerpflichtig

Ein einziger Partner am Tisch verfünffacht also den steuerpflichtigen Betrag. Genau deshalb lohnt sich die Pauschalierung.

Neu seit 2026: Pauschalierung nur noch bei offener Feier

Für den steuerpflichtigen Teil kannst du die Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer übernehmen. Der große Vorteil: Pauschal besteuerter Arbeitslohn aus Betriebsveranstaltungen ist in der Sozialversicherung beitragsfrei.

Hier hat sich zum 01.01.2026 etwas geändert. Der BFH hatte mit Urteil vom 27.03.2024 (VI R 5/22) entschieden, dass die 25-Prozent-Pauschalierung auch für Veranstaltungen gilt, die nicht allen offenstehen, etwa eine Weihnachtsfeier nur für Führungskräfte. Der Gesetzgeber hat diese Rechtsprechung mit dem Steueränderungsgesetz 2025 (verkündet am 23.12.2025, BGBl. 2025 I Nr. 363) überschrieben: § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG setzt seit dem 1. Januar 2026 ausdrücklich voraus, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Veranstaltung	110-Euro-Freibetrag	Pauschalierung 25 %
Offen für alle im Betrieb oder Betriebsteil	ja, für zwei Feiern im Jahr	ja
Nur ausgewählter Personenkreis (z. B. Führungskräfte)	nein	seit 2026 nein
Dritte Feier im Jahr, offen für alle	nein	ja

Für die geschlossene Feier bleibt damit nur die individuelle Versteuerung beim einzelnen Arbeitnehmer oder die Pauschalierung von Sachzuwendungen nach § 37b Abs. 2 EStG mit 30 Prozent. Letztere ist teurer und in der Sozialversicherung beitragspflichtig. Aus einer netten Geste für das Leitungsteam wird so schnell eine spürbare Zusatzbelastung.

Tipp: Lade lieber eine klar abgegrenzte Organisationseinheit vollständig ein, etwa eine komplette Abteilung oder einen Standort, als einen quer durch das Unternehmen ausgewählten Kreis. Ein „Betriebsteil" ist eine organisatorisch abgrenzbare Einheit, keine frei zusammengestellte Gästeliste.

Sozialversicherung: zeitnah pauschalieren

Beitragsfrei ist pauschal besteuerter Arbeitslohn nur, wenn die Pauschalierung mit der Entgeltabrechnung des jeweiligen Abrechnungszeitraums erfolgt (§ 1 Abs. 1 SvEV). Das Bundessozialgericht hat mit Urteil vom 23.04.2024 (B 12 BA 3/22 R) entschieden, dass eine erst deutlich später nachgeholte Pauschalversteuerung die Beitragsfreiheit nicht mehr rettet. Im Klartext: Die Dezemberfeier gehört in die Dezemberabrechnung, nicht in eine Korrektur im nächsten Frühjahr.

Umsatzsteuer: 110 Euro sind hier eine Freigrenze

Umsatzsteuerlich gilt eine andere Logik. Der BFH hat mit Urteil vom 10.05.2023 (V R 16/21, BStBl II 2023, 1023) entschieden, dass die 110 Euro hier als Freigrenze wirken: Wird sie überschritten, dient die Leistung insgesamt dem privaten Bedarf der Beschäftigten, und der Vorsteuerabzug entfällt vollständig. Auch die Kosten des äußeren Rahmens zählen mit, wenn es sich um eine einheitliche Leistung handelt, etwa einen pauschal abgerechneten Kochkurs.

Bei 150 Euro pro Kopf verlierst du also lohnsteuerlich nur den Teil über 110 Euro, umsatzsteuerlich aber die gesamte Vorsteuer. Die Vorsteuer aus Catering, Raummiete und Technik ist dann komplett verloren, und das fällt bei einer größeren Feier deutlich stärker ins Gewicht als die Lohnsteuer auf die letzten 40 Euro.

Checkliste für deine Feier 2026

1. Einladung dokumentieren: Nachweis, dass alle Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils eingeladen waren.
2. Teilnehmerliste führen: Wer war tatsächlich da, wer hatte Begleitung? Ohne diese Liste kannst du nicht korrekt aufteilen.
3. Alle Rechnungen sammeln: Catering, Raum, Technik, Künstler, Geschenke, inklusive Umsatzsteuer.
4. Pro Kopf rechnen und prüfen, ob 110 Euro gehalten werden.
5. Feier zählen: Ist es die erste, zweite oder dritte Veranstaltung des Jahres?
6. Pauschalierung sofort entscheiden und mit der laufenden Entgeltabrechnung umsetzen.

Feier planen, Abrechnung abgeben

Der 110-Euro-Freibetrag ist schnell erklärt und in der Abrechnung trotzdem fehleranfällig, weil Teilnehmerzahl, äußerer Rahmen, Begleitpersonen und Pauschalierungsfrist zusammenspielen müssen. Bei Buchführungsheld prüfen echte Buchhalter:innen deine Belege, rechnen die Feier korrekt pro Kopf durch und sagen dir, ob die Pauschalierung noch rechtzeitig läuft, alles zum Festpreis. Wenn du vor der Planung wissen willst, was deine Veranstaltung steuerlich kostet, buch dir eine kostenlose Vorbesprechung.

Häufige Fragen

Wie hoch ist der Freibetrag für Betriebsveranstaltungen 2026?

110 Euro je Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer, für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr. Voraussetzung ist, dass die Feier allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Zählt die Raummiete zu den 110 Euro?

Ja. Seit 2015 sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen, auch die Kosten des äußeren Rahmens wie Raummiete, Dekoration, Technik und Eventagentur.

Darf ich eine Feier nur für Führungskräfte noch mit 25 Prozent pauschalieren?

Nein. Seit dem 1. Januar 2026 setzt § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG voraus, dass die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Für geschlossene Veranstaltungen bleibt nur die individuelle Versteuerung oder § 37b EStG mit 30 Prozent, der zudem beitragspflichtig ist.

Was passiert, wenn angemeldete Gäste nicht erscheinen?

Die Gesamtkosten werden auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer verteilt. Die Kosten für nicht erschienene Personen erhöhen damit den Betrag pro Kopf, so der BFH im Urteil vom 29.04.2021 (BStBl II 2021, 606).