GWG und Sammelposten: Anschaffungen zum Jahresende richtig absetzen

Neuer Laptop, Bürostuhl, Werkzeug oder Kamera: Vor dem Jahreswechsel fallen in vielen Betrieben noch Anschaffungen an. Ob du sie sofort komplett absetzen kannst oder über Jahre abschreiben musst, hängt von zwei Grenzen im Einkommensteuergesetz ab. Wir erklären dir die GWG-Regel nach § 6 Abs. 2 EStG, den Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG, die Sonderregel für Computer und Software und wie du Dezember-Käufe steuerlich klug platzierst.

Die drei Wertstufen im Überblick

Maßgeblich sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten ohne Umsatzsteuer, sofern du vorsteuerabzugsberechtigt bist. Die Vorsteuer gehört dann nicht zu den Anschaffungskosten (§ 9b Abs. 1 EStG). Bist du Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug, zählt der Bruttobetrag.

• Bis 250 Euro netto: Du buchst die Anschaffung sofort als Betriebsausgabe. Ein gesondertes Verzeichnis ist nicht erforderlich.
• Bis 800 Euro netto: Es handelt sich um ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Du darfst die Kosten im Jahr der Anschaffung vollständig abziehen (§ 6 Abs. 2 EStG).
• 250,01 bis 1.000 Euro netto: Alternativ kannst du die Güter in einen Sammelposten einstellen, der über fünf Jahre mit je einem Fünftel aufgelöst wird (§ 6 Abs. 2a EStG).
• Über 1.000 Euro netto: Normale Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.

Diese Grenzen gelten seit 2018 unverändert. Damals wurde die GWG-Grenze von 410 auf 800 Euro und die Sammelposten-Untergrenze von 150 auf 250 Euro angehoben.

GWG: Sofortabzug bis 800 Euro

Ein GWG ist ein abnutzbares, bewegliches und selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens. Selbstständig nutzbar heißt: Das Gut kann unabhängig von anderen Gegenständen genutzt werden. Ein Schreibtischstuhl ist selbstständig nutzbar, ein Ersatzteil, das nur zusammen mit einer Maschine funktioniert, ist es nicht.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Du schreibst die Kosten in voller Höhe im Jahr der Anschaffung ab, unabhängig davon, in welchem Monat du kaufst. Ein Laptop für 790 Euro netto, den du am 29. Dezember geliefert bekommst, mindert deinen Gewinn für dieses Jahr um die vollen 790 Euro. Bei der normalen Abschreibung würdest du nur den Anteil für den Dezember absetzen.

Eine Aufzeichnungspflicht gilt für GWG mit Anschaffungskosten über 250 Euro: Sie müssen in ein laufend geführtes Verzeichnis aufgenommen werden (§ 6 Abs. 2 Satz 4 EStG). Ein eigenes Buchungskonto für GWG mit aussagekräftigen Buchungstexten genügt dafür in der Praxis.

Sammelposten: die Alternative bis 1.000 Euro

Beim Sammelposten fasst du alle Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von mehr als 250 Euro bis 1.000 Euro eines Wirtschaftsjahres zusammen. Den Gesamtbetrag schreibst du über fünf Jahre ab, jedes Jahr mit einem Fünftel. Die Besonderheiten:

• Der Sammelposten wird pro Wirtschaftsjahr gebildet.
• Er gilt für alle Güter dieses Jahres im genannten Wertbereich, du kannst also nicht einzelne Teile herausnehmen.
• Scheidet ein Gut vorzeitig aus, etwa durch Verkauf oder Defekt, ändert sich der Sammelposten nicht. Die Auflösung läuft weiter.
• Es gibt keine monatsgenaue Berechnung. Das Fünftel wird im Anschaffungsjahr voll angesetzt.

Wahlrecht: Entweder oder

Das Wahlrecht zwischen GWG-Sofortabzug und Sammelposten kannst du nur einheitlich für alle Wirtschaftsgüter eines Wirtschaftsjahres ausüben (§ 6 Abs. 2a Satz 5 EStG). Du kannst also nicht den Laptop als GWG sofort abschreiben und gleichzeitig andere Güter bis 1.000 Euro in einen Sammelposten stellen. Für Güter bis 250 Euro gilt das Wahlrecht nicht, die setzt du immer sofort ab.

Welche Variante besser ist, hängt von deinem Anschaffungsverhalten ab. Kaufst du viele Güter im Bereich von 250 bis 800 Euro, ist der Sofortabzug meist vorteilhafter. Liegen deine Anschaffungen überwiegend zwischen 800 und 1.000 Euro, ist der Sammelposten die einzige Möglichkeit, sie nicht über die volle Nutzungsdauer abschreiben zu müssen.

Sonderregel für Computer und Software

Für Computerhardware und Software gibt es eine eigene Erleichterung. Das BMF hat mit Schreiben vom 22. Februar 2022 die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von Computerhardware (Desktop-PC, Notebook, Monitor, Drucker, Scanner und Ähnliches) sowie von Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung auf ein Jahr festgelegt. Die Folge: Du kannst die Kosten im Jahr der Anschaffung oder in den Folgejahren komplett als Aufwand ansetzen, ohne dass die 800-Euro-Grenze gilt.

Ein Notebook für 1.800 Euro netto, das Ende Dezember geliefert wird, kannst du also noch im selben Jahr vollständig absetzen. Bei dieser Regel ist die Nutzungsdauer der Maßstab, deshalb bist du nicht an das Wahlrecht für GWG und Sammelposten gebunden.

Wann zählt die Anschaffung?

Entscheidend ist nicht das Rechnungsdatum und auch nicht der Zahlungstag, sondern der Zeitpunkt der Lieferung, also wann du die wirtschaftliche Verfügungsmacht über das Gut erlangst. Bestellst du am 20. Dezember, wird aber erst im Januar geliefert, zählt die Anschaffung für das neue Jahr. Bei einer Lieferung per Spedition oder aus dem Ausland solltest du den Termin deshalb früh klären.

Tipp: Hebe Lieferschein und Rechnung auf und dokumentiere das Lieferdatum. Gerade bei Anschaffungen kurz vor dem Jahreswechsel fragt die Betriebsprüfung gern danach.

Checkliste zum Jahresende

1. Anstehende Käufe sortieren: Welche liegen unter 250, 800 und 1.000 Euro netto?
2. Entscheiden: Sofortabzug oder Sammelposten für das Wirtschaftsjahr?
3. Computer und Software gesondert betrachten (Nutzungsdauer ein Jahr).
4. Liefertermine prüfen, damit die Anschaffung noch im alten Jahr zählt.
5. GWG-Verzeichnis oder GWG-Konto für Güter über 250 Euro aktuell halten.
6. Größere Anschaffungen über 1.000 Euro mit IAB oder degressiver AfA planen.

Mit einer sauberen Belegablage und einem geordneten GWG-Verzeichnis ersparst du dir Rückfragen beim Jahresabschluss und bei der Steuererklärung. Wir prüfen gern mit dir, welche Variante in deinem Betrieb die beste Wirkung hat.

Häufige Fragen

Gilt die GWG-Grenze brutto oder netto?

Wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist, gilt sie netto. Als Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug liegt die Grenze bei 800 Euro inklusive Umsatzsteuer.

Kann ich ein GWG auch in einem späteren Jahr abschreiben?

Nein. Der Sofortabzug erfolgt im Jahr der Anschaffung. Wer ihn nicht nutzt, schreibt das Gut regulär über die Nutzungsdauer ab.