Rechnung richtig ausstellen: Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine Rechnung mit fehlenden Angaben kostet dich im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug. Das gilt für die Rechnungen, die du ausstellst, genauso wie für die, die du bekommst. Wir zeigen dir, welche zehn Pflichtangaben § 14 Abs. 4 UStG verlangt, wann eine Kleinbetragsrechnung reicht, wie du Fehler berichtigst und was für die E-Rechnung 2027 gilt.

Warum die Rechnung für den Vorsteuerabzug entscheidend ist

Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass du eine nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Fehlt eine Pflichtangabe, riskierst du, dass das Finanzamt die Vorsteuer bei einer Prüfung streicht. Prüfe Eingangsrechnungen deshalb, bevor du sie verbuchst.

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
3. Ausstellungsdatum
4. fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der sonstigen Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, sofern feststehend und nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch)
7. nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen, sofern nicht im Entgelt berücksichtigt
8. anzuwendender Steuersatz und darauf entfallender Steuerbetrag, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
9. in bestimmten Fällen ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG)
10. bei Ausstellung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift“

Der Leistungszeitpunkt darf nach § 31 Abs. 4 UStDV auch der Kalendermonat sein. Kleinunternehmer müssen nach § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG nur Entgelt und Steuerbetrag angeben, außerdem gelten für sie die Vorgaben des § 34a UStDV, darunter der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, genügen nach § 33 UStDV vier Angaben:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung

Der Name des Empfängers und die Rechnungsnummer sind hier nicht nötig. Die Erleichterung gilt nicht für bestimmte Fälle wie innergemeinschaftliche Lieferungen und Reverse-Charge-Leistungen (§ 33 Satz 3 UStDV).

Besondere Hinweise auf der Rechnung

• Reverse Charge im Inland (§ 13b UStG): Die Rechnung muss den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten. Ein gesonderter Steuerausweis entfällt (§ 14a Abs. 5 UStG).
• Innergemeinschaftliche Lieferung: Die Rechnung ist bis zum 15. Tag des Folgemonats auszustellen und enthält beide USt-IdNr. (§ 14a Abs. 3 UStG).
• Steuerbefreiung: Du musst auf sie hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG).

Wann musst du eine Rechnung ausstellen?

Du bist zur Ausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet, wenn du an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person leistest, die nicht Unternehmer ist. Gleiches gilt für steuerpflichtige Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Bei Leistungen an Privatpersonen bist du dagegen nur berechtigt, eine Rechnung auszustellen.

Fehler berichtigen

Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn Pflichtangaben fehlen oder unzutreffend sind (§ 31 Abs. 5 UStDV). Du musst nur die fehlenden oder falschen Angaben nachliefern, und zwar durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist. Form und Inhalt müssen den Anforderungen des § 14 UStG entsprechen.

Vorsicht bei zu hohem oder unberechtigtem Steuerausweis: Wer mehr Umsatzsteuer ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Das gilt auch für Kleinunternehmer, die Umsatzsteuer ausweisen. Wer Umsatzsteuer unberechtigt ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Die Berichtigung des Betrags nach Absatz 2 ist beim Finanzamt gesondert schriftlich zu beantragen und nur möglich, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist.

Aufbewahrung

Ein Doppel der ausgestellten und alle erhaltenen Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen die ganze Zeit gewährleistet sein.

E-Rechnung: Was 2027 gilt

Für Umsätze bis 31. Dezember 2026 darfst du Rechnungen noch auf Papier oder im sonstigen Format ausstellen (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers bei elektronischer Übermittlung). Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG), oder wenn die Rechnung per EDI übermittelt wird (Nr. 3). Prüfe deshalb jetzt, ob dein Umsatz 2026 diese Grenze überschreitet. Mehr dazu findest du in unserem Beitrag zur E-Rechnungspflicht.

Checkliste

• Rechnungsvorlage mit allen zehn Pflichtangaben prüfen
• Rechnungsnummern lückenlos und einmalig vergeben
• Eingangsrechnungen vor der Buchung auf Vollständigkeit prüfen
• Leistungszeitpunkt und Steuersatz klar angeben
• E-Rechnungsfähigkeit für 2027 vorbereiten