Kassenmeldepflicht 2026: Elektronische Kassen ans Finanzamt melden

Wer eine elektronische Kasse nutzt, muss sie beim Finanzamt melden – das gilt seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Die erste große Frist für Altgeräte ist am 31. Juli 2025 abgelaufen, doch die Meldepflicht bleibt dauerhaft aktuell: Jede neue Kasse und jede Außerbetriebnahme musst du weiterhin fristgerecht übermitteln. In diesem Artikel erfährst du, wer betroffen ist, welche Fristen gelten, welche Angaben du brauchst und wie die Meldung über „Mein ELSTER" funktioniert.

Worum geht es bei der Kassenmeldepflicht?

Grundlage der Meldepflicht ist § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Danach müssen Unternehmen der Finanzverwaltung mitteilen, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme sie einsetzen. Ziel ist, dass das Finanzamt einen Überblick über die genutzten Kassensysteme, ihr Alter, ihre Vernetzung und die eingesetzten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) bekommt.

Hintergrund ist der Kampf gegen Steuerbetrug an der Kasse. Elektronische Kassen müssen bereits seit einigen Jahren mit einer zertifizierten TSE ausgerüstet sein, die jeden Vorgang manipulationssicher aufzeichnet. Die Meldepflicht ergänzt diese Vorgabe: Das Finanzamt weiß nun nicht nur, dass eine TSE vorhanden sein muss, sondern konkret, welches System in welchem Betrieb läuft.

Ursprünglich sollte die Meldepflicht schon ab 2020 gelten, wurde aber mehrfach verschoben, weil das technische Verfahren fehlte. Seit dem 1. Januar 2025 steht dafür die Schnittstelle im Programm „Mein ELSTER" bereit, sodass die Meldung digital möglich ist.

Wer ist betroffen?

Betroffen sind alle Betriebe, die ein elektronisches Kassensystem mit TSE einsetzen – vom Einzelhandel über Handwerk und Dienstleister bis zur Gastronomie. Die Pflicht gilt aber nicht nur für klassische Kassen. Auch andere elektronische Aufzeichnungssysteme fallen darunter, zum Beispiel:

• PC-Kassensysteme und Tablet-Kassen
• Waagen mit Kassenfunktion
• Taxameter und Wegstreckenzähler

Wichtig für Betriebe mit mehreren Kassen: Sind mehrere Geräte in einem Verbundsystem zusammengeschlossen, ist trotzdem jedes einzelne Gerät zu melden. Gleichzeitig gilt: Alle Kassensysteme einer Betriebsstätte werden in einer einheitlichen Mitteilung zusammengefasst. Geräte ohne Kassenfunktion – etwa reine Orderhandys – musst du nicht melden.

Tipp: Führst du eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System, bist du von der Meldepflicht nicht betroffen. Sie greift nur bei elektronischen Aufzeichnungssystemen mit TSE.

Diese Fristen gelten

Bei den Fristen kommt es auf den Anschaffungszeitpunkt an:

Situation	Frist
Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 gekauft, geleast oder gemietet wurden	Meldung bis 31. Juli 2025 (Übergangsfrist, bereits abgelaufen)
Kassen, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden	Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung
Außerbetriebnahme einer Kasse	Meldung innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme

Die Übergangsfrist für Altgeräte war also der 31. Juli 2025. Wenn du diese Frist versäumt hast, solltest du die Meldung so schnell wie möglich nachholen – die Pflicht bleibt bestehen, und eine verspätete Meldung ist besser als gar keine.

Für neue Kassen und für die Außerbetriebnahme läuft jeweils eine Ein-Monats-Frist. Die Meldung bei Außerbetriebnahme gilt unabhängig davon, ob die alte Kasse durch eine neue ersetzt wird, defekt ist oder gestohlen wurde.

Welche Angaben du für die Meldung brauchst

Für die Mitteilung an das Finanzamt hältst du am besten vorab alle Daten bereit. Erforderlich sind unter anderem:

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Art des elektronischen Aufzeichnungssystems
• Seriennummer des Systems
• Angaben zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
• Anzahl der genutzten Systeme je Betriebsstätte
• Anschaffungsdatum
• bei Außerbetriebnahme: Datum und Grund

Bei Taxametern und Wegstreckenzählern ist zusätzlich das Kfz-Kennzeichen des jeweiligen Fahrzeugs anzugeben. Für Taxameter und Wegstreckenzähler ohne TSE gilt eine Nichtbeanstandungsregelung, die längstens bis zum 31. Dezember 2025 in Anspruch genommen werden konnte.

So läuft die Meldung über „Mein ELSTER"

Die Mitteilung erfolgt ausschließlich digital über das Portal „Mein ELSTER" oder die ERiC-Schnittstelle. Der Ablauf in Kürze:

1. In „Mein ELSTER" anmelden: Du brauchst ein aktives ELSTER-Benutzerkonto mit Zertifikat. Wenn du deine Umsatzsteuer-Voranmeldung ohnehin über ELSTER abgibst, hast du dieses Konto bereits.
2. Formular auswählen: Das passende Formular für die Mitteilung nach § 146a AO findest du im Bereich der elektronischen Aufzeichnungssysteme.
3. Kassendaten eintragen: Trage die oben genannten Angaben für jede Kasse der Betriebsstätte ein.
4. Übermitteln: Nach dem Absenden erhältst du eine elektronische Bestätigung, die du für deine Unterlagen aufbewahrst.

Tipp: Verschaffe dir zunächst einen Überblick über alle Kassen und Aufzeichnungssysteme in deinem Betrieb und sammle die zugehörigen Daten – Seriennummern, TSE-Angaben, Anschaffungsdaten. Liegen diese Informationen vor, ist die eigentliche Übermittlung in „Mein ELSTER" schnell erledigt.

Warum du die Meldung ernst nehmen solltest

Die Kassenmeldepflicht ist keine reine Formsache. Sie gehört zu den Ordnungsvorschriften für die Buchführung, und die ordnungsgemäße Kassenführung ist ein klassischer Prüfungsschwerpunkt bei Betriebsprüfungen und Kassen-Nachschauen. Wer die Meldung unterlässt oder eine nicht ordnungsgemäße Kasse führt, riskiert Beanstandungen, im Zweifel Hinzuschätzungen und weitere Konsequenzen.

Gerade weil die Ein-Monats-Fristen für neue Geräte und Außerbetriebnahmen dauerhaft gelten, lohnt es sich, den Überblick über deinen Kassenbestand strukturiert zu führen. Jede Neuanschaffung und jeder Austausch löst eine neue Meldepflicht aus.

Kasse richtig führen – wir behalten den Überblick

Kassenführung, TSE, Meldepflicht: Rund um die elektronische Kasse gibt es viele formale Anforderungen, bei denen kleine Versäumnisse in der Prüfung teuer werden können. Bei Buchführungsheld behalten echte Buchhalter:innen deine Kassenbuchungen im Blick und erinnern dich an offene Pflichten. Du lädst deine Belege und Kassendaten hoch – wir verbuchen alles sauber zum Festpreis. Wenn du unsicher bist, ob deine Kasse und deine Meldungen vollständig sind, buch dir eine kostenlose Vorbesprechung, und wir schauen gemeinsam auf deine Situation.

Häufige Fragen

Bis wann mussten elektronische Kassen gemeldet werden?

Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren im Rahmen einer Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Diese Frist ist abgelaufen. Wer sie versäumt hat, sollte die Meldung umgehend nachholen. Neu angeschaffte Kassen sind seither innerhalb eines Monats zu melden.

Wie melde ich meine Kasse beim Finanzamt?

Die Meldung erfolgt digital über das Portal „Mein ELSTER" beziehungsweise die ERiC-Schnittstelle. Du brauchst ein ELSTER-Konto, wählst das Formular für elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO und trägst die Daten aller Kassen einer Betriebsstätte ein.

Welche Angaben brauche ich für die Kassenmeldung?

Erforderlich sind unter anderem Name und Steuernummer, Art und Seriennummer des Kassensystems, Angaben zur TSE, die Anzahl der Systeme und das Anschaffungsdatum. Bei Außerbetriebnahme kommen Datum und Grund hinzu, bei Taxametern und Wegstreckenzählern zusätzlich das Kfz-Kennzeichen.

Muss ich auch eine offene Ladenkasse melden?

Nein. Die Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO gilt nur für elektronische Aufzeichnungssysteme mit technischer Sicherheitseinrichtung. Eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System musst du nicht melden.