Jahresabschluss 2025 offenlegen: Frist 31. Dezember 2026

Für GmbHs, UGs und GmbH & Co. KGs mit einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, endet die Offenlegungsfrist für den Jahresabschluss 2025 am 31. Dezember 2026. In den letzten Jahren war das eine weiche Frist: Das Bundesamt für Justiz hat die Ordnungsgeldverfahren regelmäßig um Wochen oder Monate verschoben. Für den Abschluss 2024 gab es diese Verschiebung noch einmal, ausdrücklich als letztmalige. Für 2025 liegt bisher nichts Vergleichbares vor. Wer also mit dem gewohnten Puffer plant, kann sich diesmal verrechnen.

Wer offenlegen muss

Die Offenlegungspflicht trifft nicht jedes Unternehmen. Entscheidend ist die Rechtsform, nicht die Größe:

• Kapitalgesellschaften nach § 325 HGB: GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG, KGaA, SE.
• Haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften nach § 264a HGB, also vor allem die GmbH & Co. KG, bei der keine natürliche Person persönlich haftet.
• Genossenschaften nach § 339 HGB sowie große Unternehmen und Konzerne, die unter das Publizitätsgesetz fallen.

Nicht offenlegungspflichtig sind dagegen Einzelunternehmen, Freiberufler, die GbR und die klassische OHG oder KG mit einer natürlichen Person als Vollhafter. Wer seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, ist von der Offenlegung ohnehin nicht betroffen. Welche Gewinnermittlung für deinen Betrieb passt, haben wir im Beitrag EÜR oder Bilanz gegenübergestellt.

Die Frist: zwölf Monate nach dem Abschlussstichtag

§ 325 Abs. 1a HGB verlangt die Offenlegung spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag des Geschäftsjahrs, auf das sich die Unterlagen beziehen. Bei einem Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr bedeutet das für den Abschluss 2025 konkret: Donnerstag, 31. Dezember 2026.

Eine Verlängerung dieser Frist auf Antrag gibt es nicht. Was es in den vergangenen Jahren gab, war etwas anderes: eine verwaltungsinterne Zurückhaltung. Das Bundesministerium der Justiz hat für den Bilanzstichtag 31.12.2024 bekanntgegeben, dass das Bundesamt für Justiz Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB erst ab Mitte März 2026 einleitet. Das Bundesamt selbst hat diese Entscheidung ausdrücklich als letztmalige Verschiebung bezeichnet, mit der die Nachwirkungen der Pandemie ein letztes Mal berücksichtigt werden sollten.

Für das Geschäftsjahr 2025 gibt es bislang keine entsprechende Ankündigung. Nach heutigem Stand können die Verfahren also ab Januar 2027 unmittelbar starten. Plane deshalb nicht mit einem Puffer, den es voraussichtlich nicht mehr gibt.

Wohin die Unterlagen gehen: Unternehmensregister, nicht Bundesanzeiger

Ein Punkt, der in der Praxis immer noch für Fehlversuche sorgt: Seit dem Geschäftsjahr 2022 werden die Rechnungslegungsunterlagen nicht mehr beim Bundesanzeiger eingereicht, sondern elektronisch an das Unternehmensregister übermittelt. Rechtsgrundlage ist § 325 Abs. 1 HGB in der Fassung des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie.

Praktisch brauchst du dafür ein Nutzerkonto beim Unternehmensregister und eine Identifizierung des Übermittlers. Wer das zum ersten Mal macht, sollte dafür ein bis zwei Wochen Vorlauf einplanen, denn die Freischaltung geschieht nicht in Echtzeit. Deine Steuerkanzlei oder dein Buchhaltungsdienstleister kann die Übermittlung übernehmen.

Was genau offengelegt werden muss

Der Umfang hängt von der Größenklasse nach § 267 HGB ab. Die monetären Schwellenwerte wurden im April 2024 um rund ein Viertel angehoben und gelten für das Geschäftsjahr 2025 unverändert. Maßgeblich ist, dass zwei der drei Merkmale an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht überschritten werden.

• Kleinstkapitalgesellschaft (§ 267a HGB): bis 450.000 Euro Bilanzsumme, bis 900.000 Euro Umsatzerlöse, bis 10 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt.
• Kleine Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 1 HGB): bis 7,5 Mio. Euro Bilanzsumme, bis 15 Mio. Euro Umsatzerlöse, bis 50 Arbeitnehmer.
• Mittelgroße Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 2 HGB): bis 25 Mio. Euro Bilanzsumme, bis 50 Mio. Euro Umsatzerlöse, bis 250 Arbeitnehmer.

Daraus folgt der Offenlegungsumfang:

1. Kleine Gesellschaften müssen nach § 326 Abs. 1 HGB nur die Bilanz und den Anhang offenlegen, und zwar den Anhang ohne die Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung. Die GuV selbst bleibt draußen. Lagebericht, Ergebnisverwendungsvorschlag und Prüfungsbericht entfallen ebenfalls.
2. Mittelgroße Gesellschaften dürfen die Bilanz in einer verkürzten Form nach § 327 HGB einreichen, müssen aber GuV, Anhang, Lagebericht und Bestätigungsvermerk offenlegen.
3. Große Gesellschaften legen den vollständigen Jahresabschluss samt Lagebericht, Bestätigungsvermerk und Ergebnisverwendung offen.

Kleinstgesellschaften: hinterlegen statt offenlegen

Für Kleinstkapitalgesellschaften eröffnet § 326 Abs. 2 HGB eine deutlich diskretere Variante. Statt die Unterlagen offenzulegen, kann die Bilanz beim Unternehmensregister hinterlegt werden. Sie ist dann nicht frei einsehbar, sondern wird nur auf kostenpflichtige Anforderung herausgegeben. Anhang und GuV entfallen, sofern die Angaben nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB unter der Bilanz stehen.

Wichtig: Die Hinterlegung muss aktiv gewählt und ebenfalls fristgerecht bis zum 31. Dezember 2026 vorgenommen werden. Wer sie versäumt, steht genauso im Ordnungsgeldverfahren wie eine große GmbH.

Was passiert, wenn die Frist reißt

Das Bundesamt für Justiz prüft von Amts wegen und wird ohne Anzeige tätig. Der Ablauf nach § 335 HGB ist formalisiert:

1. Androhung: Du erhältst eine Androhungsverfügung mit der Aufforderung, die Offenlegung innerhalb von sechs Wochen ab Zustellung nachzuholen oder die Unterlassung per Einspruch zu rechtfertigen.
2. Verfahrenskosten: Bereits mit der Androhung entstehen Kosten von 103,50 Euro (100 Euro Gebühr nach dem Justizverwaltungskostengesetz zuzüglich 3,50 Euro Zustellungsauslagen). Diese Kosten fallen auch dann an, wenn du innerhalb der Sechswochenfrist nachreichst.
3. Festsetzung: Bleibt die Offenlegung aus, wird das angedrohte Ordnungsgeld festgesetzt. Der Rahmen liegt bei 2.500 bis 25.000 Euro. Das Verfahren kann so lange wiederholt werden, bis die Unterlagen vorliegen.

Besonders unangenehm: Das Ordnungsgeld richtet sich nach § 335 Abs. 1 Satz 1 HGB nicht nur gegen die Gesellschaft, sondern auch gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs, also gegen die Geschäftsführer persönlich. Und bei Kleinstgesellschaften, die die Sechswochenfrist einhalten, sieht § 335 Abs. 4 HGB zwar ein reduziertes Ordnungsgeld von 500 Euro vor, die Verfahrensgebühr bleibt aber.

Drei Fehler, die jedes Jahr wiederkehren

• Der Abschluss ist noch nicht festgestellt. Die Gesellschafterversammlung muss den Jahresabschluss nach § 42a GmbHG grundsätzlich innerhalb von acht Monaten nach Schluss des Geschäftsjahrs feststellen, bei kleinen Gesellschaften innerhalb von elf Monaten. Ohne Feststellungsbeschluss fehlt die Grundlage für die Offenlegung.
• Der Ergebnisverwendungsbeschluss fehlt. Wird die Bilanz unter Berücksichtigung der Ergebnisverwendung aufgestellt, gehört der Beschluss zum Offenlegungspaket. Ohne ihn ist die Einreichung unvollständig.
• Die Einreichung wird auf die letzte Dezemberwoche geschoben. Zwischen Weihnachten und Neujahr ist in den Kanzleien kaum jemand erreichbar, und die Registrierung beim Unternehmensregister braucht Vorlauf. Realistisch ist November, nicht der 30. Dezember.

Was du jetzt konkret tun solltest

Wenn dein Jahresabschluss 2025 noch nicht erstellt ist, ist Oktober der letzte komfortable Zeitpunkt, das anzustoßen. Parallel lohnt sich der Blick auf das laufende Jahr: Wer die Buchhaltung 2026 sauber und zeitnah führt, hat den Abschluss 2026 im ersten Quartal 2027 fertig statt im Dezember. Das gilt umso mehr, weil die neue Außenprüfungsordnung ausdrücklich auf zeitnahe Prüfungen zielt, wie wir im Beitrag zur Betriebsprüfung 2026 beschrieben haben.

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Häufige Fragen

Bis wann muss der Jahresabschluss 2025 offengelegt werden?

Bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, bis zum 31. Dezember 2026. § 325 Abs. 1a HGB verlangt die Offenlegung spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag. Eine Verlängerung auf Antrag gibt es nicht.

Gibt es für 2025 wieder eine Schonfrist?

Bislang nicht. Für den Bilanzstichtag 31.12.2024 hatte das Bundesamt für Justiz angekündigt, Ordnungsgeldverfahren erst ab Mitte März 2026 einzuleiten, und diese Entscheidung ausdrücklich als letztmalig bezeichnet. Für das Geschäftsjahr 2025 liegt keine vergleichbare Ankündigung vor.

Wo wird der Jahresabschluss eingereicht?

Elektronisch beim Unternehmensregister. Für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2021 beginnen, ist der Bundesanzeiger nicht mehr die Einreichungsstelle. Für die Übermittlung ist ein Nutzerkonto mit Identifizierung erforderlich, das nicht sofort freigeschaltet wird.

Was kostet eine verspätete Offenlegung?

Schon die Androhungsverfügung nach § 335 HGB kostet 103,50 Euro, auch wenn du innerhalb der Sechswochenfrist nachreichst. Wird die Frist versäumt, liegt das Ordnungsgeld zwischen 2.500 und 25.000 Euro und kann wiederholt festgesetzt werden. Es richtet sich auch gegen die Geschäftsführer persönlich.

Muss eine kleine GmbH die Gewinn- und Verlustrechnung veröffentlichen?

Nein. Kleine Kapitalgesellschaften nach § 267 Abs. 1 HGB legen nach § 326 Abs. 1 HGB nur die Bilanz und den Anhang ohne die GuV-bezogenen Angaben offen. Kleinstkapitalgesellschaften können ihre Bilanz nach § 326 Abs. 2 HGB sogar nur hinterlegen, dann ist sie nicht frei einsehbar.