Elektronische Entgeltunterlagen: ab 2027 Pflicht für alle Arbeitgeber

Die Immatrikulationsbescheinigung der Werkstudentin im Papierordner, der Befreiungsantrag des Minijobbers in der Schublade: Ab dem 1. Januar 2027 reicht das nicht mehr. Dann müssen alle Arbeitgeber die ergänzenden Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) elektronisch führen. Die Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen, endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Hier erfährst du, welche Unterlagen betroffen sind, welche technischen Vorgaben gelten, was mit Papieroriginalen passiert und wie du die Umstellung in den nächsten drei Monaten schaffst.

Worum es geht: Entgeltunterlagen und die Betriebsprüfung

Jeder Arbeitgeber muss nach § 28f Abs. 1 SGB IV für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren. Welche Angaben und Unterlagen dazugehören, regelt die Beitragsverfahrensverordnung. Die Deutsche Rentenversicherung prüft diese Unterlagen mindestens alle vier Jahre im Rahmen der Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV. Dabei geht es um die Frage, ob die Sozialversicherungsbeiträge richtig berechnet und abgeführt wurden.

Die BVV unterscheidet zwei Gruppen:

• Entgeltunterlagen im engeren Sinn nach § 8 Abs. 1 BVV: Name, Anschrift, Beschäftigungszeiten, Arbeitsentgelt, Beitragsgruppen und ähnliche Angaben. Diese Daten liegen in jedem Lohnprogramm ohnehin elektronisch vor.
• Ergänzende Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV: Nachweise, Bescheinigungen und Erklärungen, auf denen die versicherungsrechtliche Beurteilung beruht. Genau hier liegt das Problem, denn diese Dokumente kommen in vielen Betrieben noch auf Papier herein.

Was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Die elektronische Führung der Entgeltunterlagen ist schon seit dem 1. Januar 2022 der gesetzliche Regelfall. Allerdings konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Rentenversicherung davon befreien lassen. Diese Befreiung gilt längstens bis zum 31. Dezember 2026.

Ab dem 1. Januar 2027 gibt es diese Ausnahme nicht mehr. Die Pflicht gilt dann für alle Arbeitgeber, die der Betriebsprüfung der Rentenversicherung unterliegen, unabhängig von Größe und Branche. Wer auch nur einen Minijobber oder eine Werkstudentin beschäftigt, ist betroffen. Ein neuer Befreiungsantrag lohnt sich jetzt nicht mehr, denn selbst eine bewilligte Befreiung würde zum Jahresende auslaufen.

Eine rückwirkende Digitalisierung alter Papierakten verlangt das Gesetz nicht. Die Pflicht gilt für Unterlagen, die ab 2027 zu führen sind. Weil eine Betriebsprüfung aber vier Jahre zurückblickt, wird die Prüferin 2028 oder 2029 für die Jahre ab 2027 nur noch elektronische Dokumente akzeptieren. Gleichzeitig wird sie für die Jahre davor weiterhin deine Papierordner sehen wollen.

Welche Unterlagen betroffen sind

§ 8 Abs. 2 BVV zählt die ergänzenden Unterlagen abschließend auf. In der Praxis kleiner Betriebe tauchen vor allem diese auf:

• Minijobs: der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei geringfügig entlohnter Beschäftigung, bei kurzfristig Beschäftigten die Erklärung über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr. Mehr zu den Grundlagen findest du in unserem Beitrag zum Minijobber einstellen.
• Studierende: die Immatrikulationsbescheinigung als Nachweis für das Werkstudentenprivileg.
• Krankenversicherung: Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse sowie Bescheide über Versicherungspflicht oder Befreiung.
• Pflegeversicherung: der Nachweis der Elterneigenschaft und der Zahl der Kinder für den Beitragszuschlag Kinderloser und die Abschläge für Eltern mehrerer Kinder.
• Auslandsbezug: Unterlagen zur Staatsangehörigkeit und zum Aufenthaltstitel sowie die A1-Bescheinigung bei Entsendungen ins Ausland.
• Altersrentner: die Erklärung über den Verzicht auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung.

Nicht von der Pflicht erfasst ist zum Beispiel der Arbeitsvertrag. Du darfst ihn elektronisch ablegen, musst es aber nicht. Die Pflicht gilt außerdem nur für die sozialversicherungsrechtlichen Unterlagen. Für Lohnsteuer und Buchführung gelten daneben die GoBD und die steuerlichen Aufbewahrungsfristen.

Die technischen Anforderungen

Wie die elektronische Führung konkret aussehen muss, ergibt sich aus den Gemeinsamen Grundsätzen der Sozialversicherungsträger nach § 9a BVV. Die wichtigsten Punkte:

1. Zulässige Formate: PDF sowie Bilddateien im Format TIFF, PNG, JPEG oder BMP.
2. Ein Dokument, eine Datei: Jede Unterlage muss als separate Datei vorliegen. Ein Sammelscan der gesamten Personalakte als ein einziges PDF genügt nicht.
3. Eindeutige Zuordnung: Aus Dateiname oder Ordnungssystem muss hervorgehen, um welche Art von Dokument es sich handelt, welchen Beschäftigten es betrifft und für welchen Zeitraum es gilt.
4. Revisionssichere Ablage: Die Anforderungen orientieren sich an den GoBD. Die Dokumente müssen unveränderbar archiviert und für die Prüfung jederzeit lesbar und auswertbar sein. Ein loser Netzwerkordner, in dem jeder Dateien umbenennen oder löschen kann, ist dafür kein gutes Fundament.
5. Elektronischer Eingang als Ziel: Nach dem Willen des Verordnungsgebers sollen Beschäftigte und Behörden die Nachweise möglichst direkt elektronisch liefern. Erhältst du Papier, wandelst du es in eines der zulässigen Formate um.

Viele der Anforderungen kennst du bereits aus der Belegablage für die Finanzbuchhaltung. Was dort für Rechnungen gilt, haben wir im Beitrag zur digitalen Archivierung nach GoBD beschrieben.

Vorsicht bei Dokumenten mit Unterschrift

Einige Erklärungen verlangen die Schriftform, etwa der Befreiungsantrag des Minijobbers oder der Verzicht eines Altersvollrentners auf die Versicherungsfreiheit. Hier gilt:

• Elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur: Erfüllt die Schriftform. Du nimmst das Dokument in dieser Form zu den Entgeltunterlagen.
• Papier mit Unterschrift, digitalisiert mit fortgeschrittener Arbeitgebersignatur: Nach den Gemeinsamen Grundsätzen darf das Papieroriginal danach vernichtet werden.
• Papier mit Unterschrift, einfach eingescannt: Das Original musst du weiter aufbewahren, bis die Betriebsprüfung für den betreffenden Zeitraum bestandskräftig abgeschlossen ist, und gegebenenfalls darüber hinaus, wenn andere Aufbewahrungsvorschriften greifen.

Für kleine Betriebe ohne Signaturlösung heißt das in der Praxis: scannen und das Original trotzdem abheften. Das ist doppelte Ablage, aber rechtssicher.

Was passiert, wenn du nicht umstellst

Fehlen Unterlagen oder sind sie nicht ordnungsgemäß geführt, trägt der Arbeitgeber die Folgen. Kann der Prüfdienst nicht nachvollziehen, warum ein Minijobber von der Rentenversicherungspflicht befreit war oder eine Werkstudentin versicherungsfrei abgerechnet wurde, drohen Beitragsnachforderungen für bis zu vier Jahre zuzüglich Säumniszuschlägen nach § 24 SGB IV. Bei Arbeitgebern, die ihre Mitwirkungspflichten verletzen, kommen Ordnungswidrigkeitenverfahren nach § 111 SGB IV in Betracht.

Auch wichtig: Lagerst du die Lohnabrechnung an ein Lohnbüro oder einen Dienstleister aus, bleibt die Verantwortung für vollständige Entgeltunterlagen trotzdem bei dir als Arbeitgeber.

Deine Checkliste bis zum Jahresende

1. Bestandsaufnahme: Kläre, wie heute Immatrikulationsbescheinigungen, Krankenkassenbescheinigungen, Elternnachweise und Minijob-Anträge bei dir eingehen und wo sie landen: Papierordner, E-Mail-Postfach, Desktop, Lohnprogramm.
2. System festlegen: Prüfe, ob dein Lohnprogramm oder dein Lohnbüro eine digitale Personalakte mit revisionssicherer Ablage anbietet. Oft ist die Funktion schon vorhanden und wird nur nicht genutzt.
3. Benennung und Struktur definieren: Lege ein einheitliches Schema fest, etwa Personalnummer, Dokumentart und Gültigkeitszeitraum, und halte es schriftlich fest. Das erleichtert die Verfahrensdokumentation.
4. Eingangskanal digitalisieren: Bitte Mitarbeiter, Nachweise künftig als PDF zu schicken, und ändere deine Personalfragebögen und Onboarding-Unterlagen entsprechend.
5. Schriftform-Dokumente klären: Entscheide, ob du Originale weiter aufbewahrst oder eine Signaturlösung einsetzt.
6. Wiederkehrende Nachweise einplanen: Immatrikulationsbescheinigungen müssen jedes Semester neu vorliegen. Lege eine Erinnerung zu Semesterbeginn an, damit kein Zeitraum ohne Nachweis bleibt.

Unser Fazit

Die elektronische Führung der Entgeltunterlagen ist kein Großprojekt, wenn du jetzt anfängst. Für einen Betrieb mit einer Handvoll Beschäftigten geht es um wenige Dokumentarten, ein sauberes Ablageschema und einen digitalen Eingangskanal. Teuer wird es erst, wenn bei der nächsten Betriebsprüfung ein Befreiungsantrag oder eine Immatrikulationsbescheinigung fehlt. Bei Buchführungsheld arbeiten wir ohnehin vollständig digital: Belege und Nachweise kommen per Upload oder E-Mail, werden geprüft und revisionssicher abgelegt. Alles zum Festpreis, ohne Stundenabrechnung. Wenn du wissen willst, wie das für deine Unterlagen aussehen kann, buch dir eine kostenlose Vorbesprechung.

Häufige Fragen

Ab wann müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden?

Grundsätzlich schon seit dem 1. Januar 2022. Bis zum 31. Dezember 2026 konnten sich Arbeitgeber auf Antrag davon befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht nach § 8 BVV ausnahmslos für alle Arbeitgeber, die der Betriebsprüfung der Rentenversicherung unterliegen.

Gilt die Pflicht auch, wenn ich nur Minijobber beschäftige?

Ja. Auch Minijobber unterliegen der Betriebsprüfung. Gerade bei ihnen fallen typische ergänzende Unterlagen an, etwa der Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht oder die Erklärung kurzfristig Beschäftigter über weitere Beschäftigungen.

Muss ich alte Papierakten nachträglich einscannen?

Nein. Eine rückwirkende Digitalisierung ist nicht vorgeschrieben. Die Pflicht betrifft Unterlagen ab 2027. Ältere Papierunterlagen bewahrst du wie bisher auf, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Welche Dateiformate sind zulässig?

PDF sowie die Bildformate TIFF, PNG, JPEG und BMP. Jedes Dokument muss als eigene Datei vorliegen und eindeutig einem Beschäftigten und einem Zeitraum zugeordnet werden können.

Darf ich das Papieroriginal nach dem Scannen wegwerfen?

Bei Dokumenten, die der Schriftform bedürfen, nur dann, wenn du sie mit einer fortgeschrittenen Arbeitgebersignatur digitalisierst. Ohne Signatur bewahrst du das Original bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung auf. Bei allen übrigen Nachweisen prüfe vor der Vernichtung, ob andere Aufbewahrungsvorschriften greifen, und bewahre das Original im Zweifel auf.

Bin ich verantwortlich, wenn mein Lohnbüro die Abrechnung macht?

Ja. Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Führung der Entgeltunterlagen bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn die Abrechnung ausgelagert ist. Kläre deshalb mit deinem Dienstleister, wer welche Nachweise anfordert, prüft und ablegt.